Agent accueil au b.a.a.u. (bureau d'accueil administratif des usagers) - h/f

Description entreprise :

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Description du poste :

Le CH Charles perrens recherche un/e agent/e d'accueil chargé/e de l'accueil administratif des usagers dès que possible jusqu'au 31/05/2026 à temps plein.

Missions générales du poste :

● Accueillir les usagers se présentant à l’accueil du BAAU et leur délivrer une information relative à la prise en charge financière de leur séjour ainsi que les documents attestant de leur séjour dans l'établissement

● Orienter le public par téléphone et par courriel vers les personnes et services compétents

● Assister les gestionnaires de facturation dans le traitement des dossiers de facturation des usagers

● Assurer la gestion administrative de base des dossiers des patients hospitalisés

● Gérer l’identitovigilance en lien avec les procédures en place

Activités principales :

● Accueil des usagers et Recueil de pièces

Ø Accueillir les usagers (téléphone et présentiel)

Ø Traiter le courrier, mails du service ainsi que la mise sous plis et l’envoi des factures mensuelles

Ø Délivrer les bulletins de situation attestant de la présence du patient

Ø Collecter les pièces attestant de la couverture sociale des personnes hospitalisées et recueillir des informations auprès des professionnels de santé, des organismes de tutelle, des usagers et des familles

Ø Faire le lien avec les partenaires extérieurs en lien avec le dossier administratif du patient (CAF, CPAM, Mutuelles…)

Ø Réagir rapidement dans le cadre de dossiers particuliers et transmettre l’information au gestionnaire en charge du dossier.

Profil recherché :

Caractéristiques de maîtrise du poste

Diplôme et/ou qualification : Expérience souhaitée et de préférence en milieu hospitalier

Correspondances statutaires : Catégorie C

Savoir être :

● Savoir gérer les relations avec les usagers (patients atteints de troubles psychiatriques)

● Faire preuve d'écoute, de compréhension et de patience

● Être rigoureux et avoir le sens de l'organisation ; Savoir gérer les priorités

● Respecter le secret professionnel et faire preuve de discrétion, de pédagogie

● Appliquer les procédures définies à bon escient

● Savoir créer une relation de confiance réciproque entre les différents professionnels de santé de l’établissement

● Être capable de s’adapter à l’organisation des process

● Être capable de s’adapter aux changements d’horaires afin d’assurer la continuité de service

● Avoir le sens du travail en équipe

● Faire preuve d’engagement

Savoir-faire :

● Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel :

S’informer auprès des gestionnaires de la facturation et alerter sa hiérarchie sur des situations particulières

● Savoir prendre des initiatives et être réactif

● Respecter les horaires et les échéances

Spécificités du poste :

• Poste à temps plein

• Horaires de travail en journée de 7h45 selon le protocole d’aménagement de la réduction du temps de travail

• Ouverture au public du Lundi au Vendredi de 8h à 17h

• Pas de télétravail possible sur ce poste