Assistante medico administrative - cra - bx - h/f

Description entreprise :

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

 

Missions du Pôle Adultes :

Le Pôle Adultes est un service de consultations à visée d’évaluation diagnostique qui s'adresse aux personnes majeures avec Troubles du Spectre de l'Autisme (TSA) avec ou sans déficience intellectuelle. Il est composé d’une équipe pluridisciplinaire : médecins, cadre de santé, psychologues, orthophoniste, coordonnatrice parcours, assistante-sociale, AMA.

Description du poste :

Le CH Charles perrens recrute dès possible un/e assistant/e médico-administratif/ive pour son CRA en CDD d'un an à temps plein

Mission générale du poste :  

• Assurer et organiser le secrétariat du Pôle Adultes dans le respect des règles institutionnelles,
• Saisie de l'activité du Pôle Adultes
• Organiser et planifier les activités de bilan
• Saisir et coordonner les activités recherche, et la saisie des données dans la base nationale FACE

Activités principales :  

• Accueil, orientation et permanence téléphonique auprès des adultes, des familles et des professionnels du Pôle Adultes, au sein du CRA Aquitaine
• Correspondance écrite auprès des familles, des professionnels (Comptes rendus médicaux et paramédicaux)
• Interface entre les familles et les professionnels des différentes équipes médicales et paramédicales
• Gestion des rendez-vous et des plannings des médecins et des équipes fonctionnelles (organisation des consultations médicales et des bilans d'évaluation)
• Participation à l'organisation de colloques, de journées de formation du service et des actions de formation du CRA
• Organisation et gestion de la logistique du suivi des visites patients de la cohorte E-Asperger
• Saisie et suivi informatique de l'activité (pour rapport d'activité annuel, interne et tutelles)
• Participation active à la rédaction des rapports d'activité du Pôle adultes /CRA
• Saisie, suivi et diffusion de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux et paramédicaux
• Saisie des comptes-rendus des réunions des membres du Pôle Adultes
• Participation aux réunions de service sur Bordeaux
• Rédaction, envoi des courriers et mails dans le cadre de l'activité réseau
• Respect des règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier patient informatisé (codage et archivage des dossiers patients) et en cas de saisie de dossier
• Gestion des commandes (matériel et fournitures), en lien avec ses collègues AMA
• Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences
• Collaboration avec les assistantes médico-administratives du CRA Aquitaine, les secrétariats et les professionnels du pôle et participation à la continuité des secrétariats médicaux du CRA.
• Implication dans l'entretien annuel professionnel.

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification  :  

• Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.
• Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

Connaissances  :

• Avoir des compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux)
• Avoir des compétences dans la saisie des données patients au sein d'une base
• Maîtriser de l'outil informatique :
  • Logiciels: Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), Open Office, Calc, H.M, TEAMS).
  • Recherche internet
  • Outils Intranet
• Avoir des connaissances détaillées du vocabulaire médical
• Avoir des connaissances juridiques : réglementation, droit des patients
• Etre sensibilisé(e) aux pathologies psychiatriques, à l'autisme et aux TND
• Avoir des aptitudes de base à gérer des comptes et des commandes
• Se familiariser avec l'organisation, fonctionnement du CRA et connaissance du réseau d'intervenants.

Savoir être :

• Être rigoureux et responsable
• Posséder le sens de l'accueil et avoir des capacités de communication (partage et diffusion des informations)
• Être autonome et savoir prendre des initiatives
• Avoir un bon esprit d'équipe
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel
• S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation
• Être capable de s'adapter à l'évolution du projet médical du pôle.

Savoir faire  :

• Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous des membres de l'équipe
• Hiérarchiser les activités du secrétariat
• Coopérer avec l'équipe pluridisciplinaire
• Savoir prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
• Rendre compte de son activité
• S'inscrire dans les démarches institutionnelles (Ex: Démarche qualité).

Spécificités du poste :  

• Poste à temps complet (100%)
• Horaires de travail en journée du lundi au vendredi (repos fixes) selon le protocole local en vigueur relatif aux modalités d’organisation du temps de travail
• Congés au moment de la fermeture de la structure (2 semaines en août et 1 semaine à Noël) et dans le respect des règles de continuité de permanences d’accueil au CRA.
• Evaluation annuelle par le médecin responsable de filière ou du Pôle Adultes