Chargé de promotion et évènementiel (H/F)

À propos de nous Grande École du Numérique créée en 1936, l'Efrei est un acteur indépendant majeur de l'enseignement supérieur et de la transformation numérique. Installée à Paris ainsi qu'à Bordeaux, l'Efrei forme 5 700 étudiants dans son programme Grande École d'ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères...), et propose également une offre de formation continue. Rejoindre l'Efrei, c'est bien plus que rejoindre simplement un leader de l'enseignement supérieur de premier plan, c'est vouloir s'engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l'assurance d'avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus. Leader indépendant reconnu d'intérêt public par l'État (EESPIG), l'Efrei est habilitée par la Commission des titres d'ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles. Depuis janvier 2022, l'Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université. Mission Rattaché(e) à la Direction Marketing & Développement, vous rejoignez l'équipe Admissions & Promotion du Campus de Bordeaux. Le/la Chargé(e) de promotion et évènementiel a pour rôle d'assurer la bonne organisation et gestion des évènements, internes et externes, organisés par le service Admissions & Promotion. Organiser et coordonner les évènements internes :

• Assurer la mise en place des différents évènements pour la campagne en s'appuyant sur la stratégie de l'école (sélection des dates, réservation des salles, suivi des différents calendriers)
• Mobiliser et gérer les différents intervenants sur nos évènements
• Gérer avec les différents prestataires la logistique pour la mise en place de chaque évènement
• Veiller à la communication évènementielle pré et post évènement (mailings, invitation aux évènements, ...) et à sa bonne mise en place avec le pôle digital
• Assurer le suivi de la satisfaction des participants pour l'amélioration continue de nos évènements
• Gérer la logistique des différents concours (Puissance Alpha, Oraux CPGE, Oraux Parcoursup)

Développer de nouveaux formats et améliorer les différents évènements

• Être force de proposition afin de développer de nouveaux formats évènementiels
• Assurer une veille concurrentielle sur les évènements organisés par les autres écoles pour y trouver de nouvelles idées à mettre en place pour l'Ecole
• Organiser des réunions avec les membres du staff pouvant être source de nouveaux formats
• Mettre en place et suivre les KPI 's liés aux évènements afin d'agir dans une démarche d'amélioration continue

Organiser et coordonner les évènements externes

• Coordonner les différents salons en Nouvelle-Aquitaine et Occitanie pour la campagne
• Briefer les différents intervenants et étudiants pour chaque évènement afin de suivre la bonne participation de chacun
• Veiller à la communication évènementielle après chaque évènements (mailings, invitation aux évènements, ...)
• Coordonner la participation des étudiants aux forums et présentations dans les Lycées, BTS et IUT de Nouvelle-Aquitaine et Occitanie
• Accompagner la Chargée de développement commercial dans le démarchage des établissements cibles
• Préparer le matériel pour chaque évènement, et veiller au bon retour de ce dernier
• Anticiper les potentielles annulations ou difficultés pour trouver les solutions nécessaires

Missions annexes :

• Participer au recrutement des ambassadeurs de l'école et fédérer ces derniers tout au long de la campagne
• Participation aux salons et autres évènements promotionnels de l'école
• Accueillir et conseiller les étudiants
• Gestion du stock promotionnel
• Renfort aux pôles admissions et commercial lors de temps forts et dans un objectif d'augmentation du nombre de visiteurs sur les évènements internes
• Répondre aux demandes des étudiants dans Zendesk
• Traiter les notes de frais des étudiants

Profil De formation BAC+3 minimum, vous possédez une première expérience sur une fonction à dominante évènementiel. Le poste nécessite une certaine flexibilité horaire (événements réguliers en soirée et le week-end). Au-delà de votre expérience professionnelle, vous êtes pragmatique, créatif, force de proposition et une excellente capacité à communiquer. Vous savez anticiper et être autonome lorsque la situation le nécessite.