Assistant(e) administrative et de communication H/F

Les Orchidées Rouges

Les Orchidées Rouges est une ONG internationale créée en mars 2017 qui bénéficie du statut consultatif spécial auprès du conseil économique et social de l’ONU. Nous uvrons en France et en Côte d’Ivoire pour l’éradication des mutilations sexuelles féminines, du mariage forcé ou précoce et toutes les autres formes de violences sexistes et sexuelles.

Nos axes d’action sont les suivants :

• L’information et la sensibilisation ;
• La prévention des mutilations sexuelles féminines, du mariage précoce et forcé ;
• L’accompagnement holistique des survivantes d’excision et de mariage forcé
• La formation des professionnel.le.s de santé, de l’éducation nationale, des travailleurs sociaux, des salarié.e.s et bénévoles des associations, etc.

En France nous sommes la première unité de soins spécialisée dans l’accompagnement global des femmes et des filles mineures survivantes de mutilations sexuelles, de mariage précoce ou forcé.

Nous accueillons les femmes et les jeunes filles victimes d’excision et de mariage forcé au sein de nos instituts médico-psychosociaux à Bordeaux, Lyon et Abidjan, et les accompagnons dans une démarche interculturelle, dans leur reconstruction globale, jusqu’à leur (ré)insertion sociale et professionnelle.

Au-delà de réparer des blessures, nous voulons la libération des femmes.

La mission :

Pour la bonne tenue de nos établissements, nous recrutons un.e assistant.e administrative et de communication. Elle ou il contribuera au développement des activités de notre ONG et travaillera directement sous la supervision de la Directrice Générale et de la Coordinatrice, et en étroite collaboration avec le conseil d’administration, l’équipe pluridisciplinaire de notre institut médico-psychosocial ainsi qu’avec nos partenaires.

Elle ou il sera en contact direct avec nos bénéficiaires. Elle ou il sera en relation avec des institutions publiques, privées et politiques. Elle ou il assistera notre Directrice ainsi que la coordinatrice dans l’accomplissement de leurs tâches et assurera l’organisation de leurs agendas, déplacements et de réunions. L’assistant.e administrative et de communication veillera également à l’optimisation de la gestion administrative et au bon déroulement des activités de notre organisation.

Elle ou il jouera un rôle clé dans le travail en synergie de notre réseau, en collaborant étroitement avec les équipes de Lyon et d'Abidjan, afin de renforcer la cohérence de nos actions, mutualiser les ressources et amplifier l’impact de notre engagement auprès des femmes que nous accompagnons.

Plus précisément, l’assistant.e administrative et de communication a pour responsabilités :

Administration & Accueil

Assister la Directrice dans ses tâches et organisation quotidienne, ainsi que ses équipes ;

Assister la gouvernance ;

Assister la chargée de mission et de partenariats ;

Assurer la gestion du planning et des réunions de l’institut médico-psychosocial ;

Traiter les tâches administratives et comptables, notamment traitement des factures, préparation de dossiers, traitement des courriers, rédaction de tous types de courriers, notes, documents de présentation, comptes rendus de réunions ;

Participer à la rédaction des demandes de subvention ;

Gérer les commandes et suivi des stocks (produits d'entretien, fournitures, produits de communication, etc.) ;

Gérer l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires, visiteurs ou invités ;

Traiter les courriels

Faire les achats de fournitures, de matériel, de produits et de consommables ;

Assurer la logistique pour l'organisation d'événements (salles, traiteurs, inscriptions, moyens techniques, intervenant.e.s, etc.). Vous participez aux réunions de préparation et êtes l'interface avec les services sécurité, logistique et manifestations ;

Représenter la structure lors de réunions et événements ;

Participer à des actions, forums et festival de sensibilisation ;

Veillez au bon déroulement des permanences intervenantes ;

Veiller à la bonne tenue de l’agenda google de l’équipe ;

Réceptionner, traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions du Directeur Général;

Effectuer le suivi des dossiers et faire des propositions d'avancement

Assurer la continuité des actions menées en cas d'indisponibilité du Directeur Général ;

Conduire l'opérationnel et piloter l'ensemble des interlocuteurs internes et externes en phase de réalisation des projets du Directeur Général ;

Aider à l'élaboration et au suivi du budget ;

Participer à la constitution et à la préparation de dossiers d’appel d’offre, d’appels à projets, de demande de financements ou de candidatures à des prix ;

Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers de la Direction ;

Apprêter la documentation nécessaire aux différentes réunions ;

Finaliser et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations) ;

Assurer le Secrétariat au cours des réunions ;

Réaliser tous les actes de préparations des différentes réunions ;

Assurer la logistique pour l'organisation d'événements (salles, traiteurs, inscriptions ;

Communication

Mettre à jour le site internet ;

Assurer la communication sur les réseaux sociaux et sur internet ;

Gérer la communication de l’association à travers :

la création des visuels, flyers, affiches, mise à jour des cartes de visites,

dépliants ;

la création de la newsletter mensuelle et toute autre communication interne et externe de l’association, notamment sur les réseaux sociaux ;

la publication des contenus sur les réseaux sociaux (planification, publication).

Assurer les relations presse (création et mise à jour du carnet d’adresses, création et diffusion de communiqués de presse).