Assistant Multitechnologies F/H - CDD 6 mois - Bordeaux

Qui sommes-nous ?

Q ENERGY France est un acteur majeur du marché des énergies renouvelables en France avec plus de 25 ans d'expérience dans le développement, la construction et l'exploitation de projets éoliens et photovoltaïques. Nous comptons plus de 200 employés et 7 agences régionales ainsi qu'un siège social basé à Avignon. Rejoignez-nous dans cette aventure passionnante et contribuez à faire une différence durable pour notre planète.

Q ENERGY est la société européenne d'énergie verte à 360°. Avec plus de 500 employé.e.s, nous développons, construisons et gérons des actifs d'énergie renouvelable sur l'ensemble de la chaîne de valeur des projets à grande échelle - du solaire à l'éolien terrestre et offshore, en passant par le stockage d'énergie et les centrales hybrides. Avec un pipeline de plus de 16 GW, nous comptons parmi les leaders des énergies renouvelables en Europe. Nous sommes toujours à la recherche de talents souhaitant nous rejoindre pour contribuer à un monde durable alimenté par l'énergie verte.

Raison d’être du poste 

Assurer l’assistanat de la BU solaire et éolien ou stockage 

Rattachement

Hiérarchique : Responsable Régional Eolien et Solaire

Missions

Gestion administrative pour l’agence :  

• Accueil téléphonique, gestion du standard ;  

• Accueil et gestion des visiteurs ;  

• Réception, enregistrement et diffusion du courrier et des fax ;  

• Services généraux de l'agence, en coordination avec le Gestionnaire des Services Généraux du siège*   

* La prise en charge des « services généraux est gérée différemment à Paris, Avignon et dans les autres agences. Cette mission sera donc adaptée au cas par cas.  

Assistanat général des équipes Projets pour la BU solaire et éolien ou stockage : 

• Organisation des déplacements, voyages ;  

• Organisation (publipostage) de réunions et visites de sites ;  

• Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage ;  

• Coordination des besoins en fournitures pour le bâtiment et SAV (photocopieuse), Matériel de prêt ;  

• Toute autre activité d’assistanat, liée à l’activité de la direction des projets  

Assistanat des Projets Solaires et Éoliens ou Stockage :   

• Assistanat général, courriers, scan, reprographie, fax ;  

• Suivi des démarches administratives liées au développement ;  

• Constitution des demandes : frappe et envoi des courriers ;  

• Obtention des cartes auprès du service cartographie pour demande de servitudes ;  

• Traitement des données propriétaires / exploitants/parcelles ;  

• Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc. ;  

• Gestion des demandes de levées de servitudes ;  

• Suivi, mise à jour et gestion des bases de données (autorisations administratives et BD Foncier . . .)  

• Constitution et gestion des dossiers d’opération ;  

• Rédaction/ envoi aux notaires, propriétaires, exploitants, élus locaux, des documents liés à la maîtrise foncière  

• Gestion documentaire de la data room foncière et administratives (attestations de non-recours . . .)  

• Gestion des constats d’affichage :   

• Identification des communes concernées ;  

• Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat ;  

• Organisation et vérification des affichages en mairies et sur sites, avant constat ;  

• Obtention des constats et mise à disposition aux équipes projets  

• Assistance pour la préparation et le montage des dossiers :   

• Suivi reproduction des pièces nécessaire à la demande d’exploiter (devis et suivi)  

• Dossiers ICPE (devis et suivi de la reproduction des dossiers),  

• Suivi des workflows internes,  

• Suivi des boucles de validation,   

• Autres demandes administratives. 
• Assistance au reporting de l’activité mensuelle du développement solaire et éolien ou stockage

• Constitution et mise à jour des mailings list nécessaire à la communication vers les parties prenantes ;  

• Suivi des envois des mailings externes (envoi) ;  

• Gestion des tableaux et des fiches de suivi d’activité ;  

• Archivages et classements des dossiers ;  

• Relecture des documents.   

HSE 

Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l’entreprise via : 

• Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l’entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides ; 

• Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l’environnement ; 

• Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques.   

QUALITÉ 

• Respect et mise en œuvre de la politique d’entreprise et des procédures qualité ; 

• Participation à la mise à jour des documents du système de management de la qualité ;

• Déclaration des non-conformités et participation à la mise en place d’actions correctives ; 

• Participation aux actions et projets d’amélioration continue et de partage des savoirs 

Requirements

Votre profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bac+ 2 dans les secteurs de la gestion ou de l'administration et possédez une expérience réussie dans la gestion administrative.

• Vous utilisez quotidiennement le Pack Office dans votre travail et êtes à l’aise dans l’utilisation des outils informatiques d’une manière générale.

• Vous êtes également reconnu.e pour vos qualités rédactionnelles en français.

• Vous possédez des bases en langue anglaise.

• Autonome et fiable, vous savez gérer vos priorités grâce à vos capacités d’organisation et votre grande rigueur.

• Vous possédez par ailleurs un excellent sens du contact, de l’équipe et du service qui vous permet de travailler de manière coopérative et transversale en interne et avec des prestataires. 

Benefits

Comment faisons-nous la différence ?

• Des valeurs fortes et incarnées 

• Un management de proximité 

• Une dynamique d’organisation apprenante 

• Une entreprise en constant développement 

• Valorisation et développement des compétences 

Nos avantages sociaux : 

• Flexibilité et bien-être : possibilité de jours de télétravail et flexibilité des horaires 

• 4 Jours de congés par an offerts pour des actions de bénévolat

• L’abondement de vos dons aux associations à hauteur de 500€ par an

• Forfait mobilité durable pour les déplacements en mobilité douce (vélo...) ou en covoiturage et aides à l’écomobilité 

• Titres restaurants (9€ pris en charge à 50% par la société) 

• Activités “bien-être” (danse, pilates, sophrologie) et évènements régulièrement proposés par le CSE 

• Très bonne couverture mutuelle (famille incluse) et Prévoyance

Nous concourrons à créer un environnement professionnel fondé sur le respect et la bienveillance, en réunissant des personnes d'horizons différents pour qu'elles nous apportent des idées novatrices et de nouvelles perspectives. Nous œuvrons à la réalisation de notre stratégie en matière de diversité et d'inclusion afin de garantir l'égalité des chances et nous accompagnons les parcours professionnels de toutes et tous. 

Q ENERGY France s'engage à examiner toutes candidatures à compétences égales. Nous sommes soucieux d'adapter notre processus de recrutement et d'intégration aux personnes en situation de handicap.