Assistant d'agence polyvalent - F/H

A propos de AIA Life Designers: Chaque projet développé par AIA Life Designers est un engagement à proposer des solutions architecturales innovantes, soutenues par une réflexion constante des équipes lors de nos ateliers d'excellence (Santé, Enseignement, Mixité urbaine, Ville Ressource).

Pour penser l'avenir de nos villes et concevoir des ouvrages qui contribueront à la santé et au bien-être des populations futures. AIA Life Designers se classe parmi les plus importants cabinets d'architecture de France. Nous sommes une entité collégiale, présente à travers 12 agences, implantées dans toute la France et, depuis 10 ans, à l'international (Shanghai, Monaco...).

Nos engagements urbains et sociétaux résonnent également à travers les travaux de la Fondation AIA, créée en 2011, qui mène un travail de prospective urbaine et de publication, sur les relations entre architecture, santé et environnement (aiafondation.fr).

Chiffres clés :
- 1965 création du groupe AIA
- 780 collaborateurs
- 90 millions d'euros de chiffre d'affaires
- 43 associés
- 12 agences en France et à l'international
- 5 sociétés principales

AIA Life Designers s'engage en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion !
Nous apportons un soin particulier à l'étude de toutes les candidatures, sans distinction de genre (F/H/NB), d'origine, ou de handicap. Nos annonces s'adressent à toutes les personnes désireuses de nous rejoindre - elles sont genrées indifféremment au féminin ou au masculin.
AIA est signataire de la convention Agefiph. Votre mission: NOS PROJETS, NOS RÉFÉRENCES

Vous aurez l'opportunité de travailler sur des projets inspirants et remarquables dont vous trouverez quelques exemples emblématiques, ci-dessous :

* Projet Tribequa à Bordeaux
* Médiathèque de Bayonne
* Polyclinique Capio Belharra à Bayonne
* Collège d'Arveyres

VOTRE MISSION :

Rattaché à la Gestionnaire de l'agence, vous avez en charge les tâches administratives. Vos principales missions se décomposent ainsi :

* Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, ainsi que de l'envoi et la réception, tri du courrier (physique et électronique)

* Vous préparez les réunions (internes ou externes), organisez les déplacements des collaborateurs de l'agence,

* Vous êtes garant de l'approvisionnement consommables, fournitures, etc...

* Vous saisissez les devis et commandes

* Vous vous chargez de la mise en forme de rapports techniques, offres, candidatures, communication intranet et tous autres travaux de bureautique, ainsi que l'obtention des certificats de bonne exécution

* Vous gérez les abonnements aux magazines et l'utilisation des véhicules de la société

* Vous identifiez les règlements des clients, contrôlez et saisissez les notes de frais mensuelles

* Vous participez à la facturation et les relance clients ainsi que la gestion des sous-traitance interne et externe

* Vous vérifiez les Notes de frais

* Vous pourrez être amenée à mettre à jour le livret d'accueil d'agence

* Vous gérez la validation du pointage temps des collaborateurs Votre profil: QUI ÊTES-VOUS ?

Issu d'une formation administrative BAC +2, vous disposez d'une expérience de minimum 2 ans sur un poste similaire.

* Vous avez des connaissances en comptabilité ainsi qu'en juridique (contrat, loi MOP)

* Vous êtes à l'aise avec les procédures administratives

* Vous avez une bonne expression écrite et orale

* Vous maîtrisez les outils de bureautique (WORD EXCEL POWER POINT) et les logiciels de gestion

* Vous utilisez les outils de suivi et d'analyse existant et les améliorez où en créez.

* Vous êtes capable de traiter des informations multiples à la fois

* Pour finir, vous travaillez de manière rigoureuse et autonome et avez le sens de la discrétion nécessaire à votre fonction

LES PLUS DU POSTE !

* Contribuer à des projets ambitieux et engagés, sur les enjeux de santé et d'environnement qui nous sont chers

* Grandir au quotidien, au contact de nos équipes pluridisciplinaires, de nos experts, et des travaux de recherche de notre Fondation

* Un accompagnement et des opportunités (formations, mobilité, évolutions) qui permettent de se projeter sur le long terme au sein d'AIA

* De nombreux moments internes de convivialité et de partage, dans des agences agréables à vivre

* Des avantages : investissez dans l'entreprise dès votre 1ère année, charte télétravail, forfait mobilité durable pour les adeptes du vélo, carte Swile

NOTRE PROCESS DE RECRUTEMENT :

1. Rendez-vous téléphonique RH sur le contenu global de votre parcours et nos attentes respectives. Présentation du groupe et quelques conseils pour réussir les entretiens qui suivront.
2. Rencontre avec la directrice d'agence et la gestionnaire, qui vous exposeront vos missions. Ce rendez-vous permettra de présenter plus en profondeur vos savoir-faire, vos "aimer-faire" et vos softskills. A l'occasion de ce rendez-vous vous exposerez vos motivations pour nous rejoindre et votre projet de carrière. Elles valideront également l'adéquation de votre profil avec notre culture et notre éthique de travail
3. Mise au point finale de votre package d'embauche et proposition de contrat de travail avec votre référente RH