Secrétaire de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Mission principale : Accompagner la Direction (direction générale et services) en organisant, gérant, coordonnant et assurant le secrétariat afin de la seconder dans ses attributions administratives.

Situation hiérarchique :
N + 1 : Directeur général

Situation fonctionnelle :
Relations fonctionnelles en interne : avec toutes les personnes de l'Etablissement
Relations fonctionnelles à l’extérieur : avec la gouvernance de l’établissement (le conseil d’orientation et de surveillance – COS), les institutions (bancaires et administratives), les partenaires (prestataires de services, autres crédits municipaux, collectivités locales, associations…).

Missions / conditions d'exercice

Activités administratives :
La fonction principale repose sur la prise en charge de travaux de secrétariat stricto sensu qui se décline autour :
o Du secrétariat des Assemblées :
▪ Organiser et gérer les conseils d’orientation et de surveillance : convocations, participation à la rédaction des délibérations, rédaction du PV de séance, déclarations en Préfecture, etc.
▪ Participer à la gestion du Comité Social Territorial (convocations, rédaction du PV, etc.)
▪ Participer à la gestion de l’Assemblée générale du personnel.
o Des relations administratives avec les institutions suivantes :
▪ Constituer les dossiers à l’attention de l’ACPR, la Chambre Régionale des Comptes, l’inspection de Bordeaux Métropole, la mairie de Bordeaux, la préfecture
▪ Gérer les autorisations réglementaires.
▪ Assurer le lien avec les secrétariats de ces institutions
o De la rédaction des comptes-rendus des comités internes de la Direction
o De la mise en page de notes et de courriers, internes ou externes, formalisation de rapports
Le titulaire du poste assistera la Direction dans la gestion quotidien (gestion de l’agenda et l’emploi du temps, prise des RDV, gestion des courriels, accueil des visiteurs externes).

Activités complémentaires :
o Assurer un support ponctuel au service des Moyens généraux (suivre l’exécution des contrats, veiller au respect des délais de réponse, etc.).
o Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
o Gérer le courrier arrivée et départ dont l’affranchissement
o Apporter un soutien aux fonctions de la comptabilité ordonnateur.

Profils recherchés

Savoir-faire techniques :
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat (maîtrise du Pack Office et de la navigation Internet / Intranet)
• Connaissance en gestion administrative
• Connaissance de la banque
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale

Savoir-faire opérationnels :
• Sens de l'organisation, anticipation et planification des tâches
• Capacités relationnelles
• Capacités de synthèse et rédactionnelles
• Qualités d’écoute et de communication
• Aptitude à traiter des sujets divers et successifs avec rigueur

Savoir-être (compétences comportementales) :
• Faire preuve de responsabilité
• Savoir d’adapter
• Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
• Savoir prioriser ses activités avec rigueur et organisation
• Avoir le sens du résultat
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve d’écoute
• Savoir représenter l’établissement
• Faire preuve d’aisance relationnelle