Assistant-e (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
S'appuyant sur près de 9000 agents, recouvrant plus de 80 métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l'accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s'attache à développer une culture commune autour d'un projet d'administration porteur de valeurs managériales et d'engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d'emploi et venez nous rejoindre !

Missions / conditions d'exercice

Missions
L'assistant-e apporte un appui administratif et logistique au cadre ou à l'élu·e qu'il ou elle assiste, pour l'organisation de son activité (agenda), la réponse aux sollicitations, le classement et le suivi de dossiers.
Activités principales
- Assurer pour les personnes qu'elle ou il assiste l'interface administrative dans la gestion des contacts et la transmission d'information : appels et accueil téléphoniques ; renseignement des interlocuteurs·trices et relais si nécessaire de leur demande vers l'interlocuteur·trice ou le service compétent ; envoi, réception et suivi de courriels ou courriers postaux ; suivi des demandes
- Assurer le traitement administratif du courrier avec les outils appropriés, notamment dans le cadre de la dématérialisation
- Assurer la bonne circulation des documents (électroniques et papier) dont le suivi administratif lui a été confié
- Organiser l'agenda et planifier les réunions et événements dans le respect des consignes qui lui ont été données par les personnes qu'elle ou il assiste
- Assurer la logistique des déplacements (y compris la gestion des frais) pour les personnes qu'elle ou il assiste
- Mettre en forme des documents produits par les personnes qu'elle assiste (courriers, notes, présentations, tableaux, etc.)
- Saisir, et dans certaines cas, rédiger des documents administratifs
- Préparer des dossiers (récupération de documents auprès de différents interlocuteurs·trices, mise en forme, impression...)
- Contribuer au quotidien à la bonne circulation de l'information et à la bonne coordination des tâches administratives qui requièrent la coopération de plusieurs personnes ou services
- Participer aux séquences de travail visant à fluidifier le travail administratif au sein de l'entité à laquelle il ou elle est rattaché·e
- Rendre compte de son activité à son manager et l'alerter au besoin sur les difficultés ou points de vigilance liés aux tâches administratives de l'entité

Activités secondaires ou ponctuelles
- Réserver des salles et programmer des visioconférences
- Participer à d'autres missions administratives en tant que de besoin

Profils recherchés

Savoirs
- Organisation de l'action publique décentralisée : les différentes strates de collectivités territoriales, leurs rôles et compétences (dans les grandes lignes)
- Organisation de l'action publique déconcentrée (dans ses grands principes, strates et missions)
- Principes de la fonction publique
- Règles de communication écrite

Savoir-faire
- Pratiquer les outils bureautiques et numériques
- Mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus, etc.
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d'autres collègues
- Prioriser, gérer les urgences
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur·trice
- Travailler en équipe, en transversalité
- Alerter

Savoir-être
- Discrétion professionnelle et rigueur
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'expression écrite et orale
- Capacité d'écoute et courtoisie
- Sens de l'organisation et esprit d'équipe
- Réactivité et adaptabilité
- Sens du service public