ADJOINT DES CADRES / SECRÉTARIAT GÉNÉRALE - DIRECTION GÉNÉRALE - H/F

du poste :

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Adjoint des Cadres Administratifs à la Direction Générale/ Secrétariat Général (h/f), à temps plein.
Missions générales du poste :
- L'assistant(e) travaille en binôme avec l'assistante de la Directrice du CH Charles Perrens
- Il travaille également en direct avec la Directrice adjointe/ Secrétaire Générale et de l'Attachée du Secrétariat Général
- Il assure les missions de secrétariat de la Direction Générale (en appui) et du Secrétariat Général,
- Il assure le lien entre la Directrice et les différentes directions fonctionnelles, les services de l'établissement, et les partenaires extérieurs.
Missions principales :
Binôme avec l'assistante de la Directrice du CH Charles Perrens
- L'assistant(e) travaille en binôme avec l'assistante de la Directrice du CH Charles Perrens.
o Il/ elle assure le Secrétariat de la Direction générale les mercredis ainsi que lors des absences de l'assistante de la Directrice ce qui suppose une polyvalence avec l'Assistante DG, notamment :
§ Gestion de l'agenda DG (outlook) ;
§ Programmation de réunions ;
§ Lecture et traitement de la boîte mail DG ;
§ Prise de comptes rendus.
Il/ elle assure des missions en appui de l'assistante de direction DG, notamment la rédaction de comptes rendus, la production de documents (fichiers de suivi, présentations ppt)
Organisation de l'agenda et accueil DG/ SG
- Gérer l'agenda du SG en lien avec la coordination globale des agendas et l'emploi du temps du SG (prise de RDV, courriers, e-mails, réservation véhicule, salles ).
- Participer aux réunion « harmonisation des agendas » avec la directrice et les responsables des évènements
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir et orienter les personnes.
Préparation et suivi de réunion
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, visioconférences, visites, conférences, évènements, instances, Réunion des cadres administratifs et de santé, Réunion de coordination, COPIL ; AG de GCS, ).
- Préparer, contrôler et archiver les dossiers nécessaires au bon déroulement de réunions (pochettes, étiquettes, documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, chevalets,).
- Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus.
Contribution à la vie du service
- Gestion de la boîte mail générique du secrétariat général
- Réceptionner et trier le courrier
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Classement informatique
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Communication
- Rédaction et diffusion en interne de notes de service, d'information, de décisions (rédaction à partir d'instructions orales ou manuscrites)
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
Points réguliers
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Suivi des échéances dossiers, des réponses à donner.
2.2 Activités spécifiques
L'assistant travaille particulièrement sur les dossiers suivants :
- Suivi du Projet d'Etablissement : organisation de réunions, recueil et enregistrement des travaux, suivi et valorisation des actions,
- Suivi du dossier des autorisations sanitaires : selon besoin
- Formalisations et suivi des conventions avec les partenaires : participation à l'élaboration, relecture, validation, transmission, enregistrement, classement des conventions, et diffusion de l'information auprès des professionnels concernés du CHCP et partenaires
- Délégation de signature : enregistrement, diffusion au RAA, tenue d'un tableau de suivi

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
· Baccalauréat + 2 années
· Diplômes spécifiques à la gestion d'un secrétariat de direction appréciés
· Connaissance du fonctionnement institutionnel d'un établissement hospitalier appréciée
· Expérience sur un poste similaire souhaitable
· Notions juridiques
Connaissances :
· Excellente maîtrise du Pack office (Excel, Word, Powerpoint...)
· Maîtrise d'outlook
· Maîtrise des outils de visioconférence
Savoir faire :
· Rigueur
· Sens de l'organisation
· Autonomie
· Polyvalence
· Réactivité
· Esprit de synthèse et d'analyse
· Solides compétences rédactionnelles
· Capacité à travailler dans des délais contraints
· Capacité d'adaptation
· Capacité de discernement et d'identification des enjeux
· Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs
Savoir être :
· Conscience professionnelle
· Implication
· Esprit d'équipe,
· Discrétion
· Aisance relationnelle
· Sens de l'écoute et de la communication à l'égard des professionnels et des usagers
· Disponibilité
· Dynamisme
Spécificités du poste :
· Poste à temps plein
· Relais et polyvalence exercés avec l'assistante de la Directrice les mercredis et en cas d'absence ;
· Travailler en transversal avec plusieurs directions avec une grande réactivité