Assistant(e) administrative

Le poste L'Assistant(e) administrative assure les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du service et contribue à la qualité du suivi des dossiers. Il/Elle assure le traitement, le classement, la mise à jour et la transmission des informations administratives, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité des données. Missions principales Gestion administrative courante

• Assurer l'accueil téléphonique et, selon l'organisation du service, l'accueil physique.
• Participer à l'ouverture et à la fermeture des bureaux
• Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et courriels.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, tableaux et documents administratifs.
• Assurer le suivi des demandes administratives et leur transmission aux interlocuteurs concernés.
• Effectuer les saisies et mises à jour dans les outils et logiciels utilisés par l'association.
• Assurer le classement et l'archivage des documents selon les règles définies.
• Veiller à la bonne tenue et à l'actualisation des dossiers administratifs.

Suivi et gestion des dossiers du personnel

• Constituer les dossiers administratifs des salariés et assurer la mise à jour des pièces obligatoires ainsi que le contrôle d'honorabilité
• Réaliser les contrats de travail (CDI, CDD) et les déclarations préalables à l'embauche (DPAE)
• Assurer la mise à jour du Registre Unique du Personnel et du registre des accidents du travail
• Effectuer les recherches et extractions d'informations nécessaires au suivi administratif.
• Signaler les dossiers incomplets ou les éléments nécessitant une intervention.

Appui administratif aux services

• Assurer la mise à jour de tableaux de suivi et bases de données
• Gérer et saisir les feuilles kilométriques et en vérifier la cohérence
• Participer à l'organisation administrative de certaines réunions, formations ou événements.
• Recueillir et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement des services.

Gestion des moyens généraux

• Assurer le suivi et les commandes des fournitures administratives
• Gérer les réservations de salles et de véhicules de service et assurer le suivi des fiches téléphoniques

Appui au service des Ressources Humaines et paie - Assurer un relais sur la gestion administrative des formations et la saisie des variables de paie Compétences requises

• Maîtriser les outils bureautiques.
• Rédiger des courriers et documents professionnels.
• Organiser et classer des documents.
• Mettre à jour des tableaux de suivi.
• Rechercher et fiabiliser des informations.
• Respecter des procédures et circuits de validation.
• Gérer plusieurs demandes et priorités simultanément.
• Assurer un suivi administratif rigoureux.

Savoir-être

• Organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie et réactivité
• Capacité à travailler en équipe.
• Adopter une attitude professionnelle, courtoise et respectueuse dans les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs.

Niveau de qualification et expérience Formation : Formation de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif/secrétariat appréciée. Expérience : Une expérience sur un poste administratif ou de secrétariat est souhaitée. Une expérience dans le secteur médico-social ou associatif constitue un atout. Évolution du poste Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction de l'organisation du service, des besoins de l'association et de l'évolution des outils et procédures internes.