Assistant des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Nouvelle Aquitaine Mobilités (NAM) est un syndicat mixte inspiré de la loi SRU et crée en 2018 dans le but de coordonner, faciliter et façonner une mobilité durable visant à connecter les territoires ruraux, urbains et péri-urbains.

Collectivité en développement offrant une grande autonomie, NAM réunit aujourd’hui plus d’une trentaine de membres engagés (Région, Agglomérations, Communautés de communes…) soit 31 réseaux de transports concernés, à qui il propose de :
• Développer des services mutualisés comme un système d’information voyageurs ou des solutions billettiques,
• Créer une connaissance partagée (étude multimodale, tarification, open data)
• Et imaginer les déplacements de demain (mobilités alternatives, RER métropolitain).

Œuvrer pour une mobilité partagée, c’est faciliter les déplacements des usagers en développant des services (VéloModalis, abris vélo sécurisés, covoiturage …), des supports et des titres communs aux différents réseaux et en intégrant les solutions billettiques de demain. Ainsi, NAM possède plusieurs budgets avec une grande variété de typologie de dépenses aussi bien en fonctionnement qu’en investissement via des marchés en propre ou en centrale d’achats.

Pour relever les enjeux de ses projets innovants et ambitieux, NAM recherche un(e) Assistant(e) des assemblées

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité de la Directrice communication et assemblées, vous aurez en charge l’organisation et la gestion des assemblées (Comité syndical, commission locale, comités de bassin, COPIL …) de la collectivité. Pour cela vous devrez :

1) Préparer les assemblées
- Préparation des calendriers prévisionnels des réunions transmis aux élus et aux services.
- Préparation, réception et enregistrement des projets de délibérations, rapports et documents annexes transmis par les services.
- Vérification de la recevabilité des dossiers (conformité juridique, complétude, respect des délais).
- Classement et archivage des documents en vue de leur présentation en séance.
- Élaboration de l’ordre du jour en collaboration avec sa hiérarchie et les services concernés.
- Diffusion des convocations et des documents préparatoires aux membres de l’assemblée (élus, services, partenaires si nécessaire).
- Préparation logistique : réservation de la salle, vérification du matériel (sonorisation, visioconférence, supports de présentation)

2) Organiser et garantir le déroulé des séances
- Accueil des participants (élus, public) et vérification du quorum.
- Assistance au président de séance : gestion du temps de parole, suivi de l’ordre du jour, rappel des règles de procédure.
- Rédaction du procès-verbal (PV) de séance : compte rendu intégral ou synthétique des débats et décisions.
- Enregistrement des votes et des décisions (délibérations adoptées, rejetées, ajournées).
- Gestion des incidents (perturbations, demandes de suspension de séance, etc.).

3) Assurer un suivi des assemblées
- Finalisation et validation des procès-verbaux.
- Diffusion des PV et comptes-rendus aux élus et services concernés.
- Transmission au contrôle de légalité et publication sur le site internet des actes obligatoires.
- Archivage des documents (délibérations, PV, annexes, conventions…) conformément aux règles de conservation administrative.
- Transmission des décisions aux services pour exécution (marchés publics, subventions, etc.).
- Suivi des engagements pris en séance (tableau de bord, relance auprès des services, conventions…).
- Tenir le dispositif des registres des délibérations et des décisions du bureau, du président et des arrêtés

4) Assurer le suivi des Contrats Opérationnels de Mobilité (COM)
- Recenser les contrats signés et suivre leur état d’avancement,
- Identifier les actions fléchées relevant de NAM et Modalis (mise en place de vélo en libre-service, abris vélo sécurisés, covoiturage…),
- Contribuer à l’analyse et au reporting des actions inscrites dans les COM en lien avec les services concernés

Missions complémentaires :
• Apporter un appui ponctuel au pôle Communication et Assemblées lors des périodes de forte activité : préparation de supports et de courriers, assistance, coordination logistique et suivi administratif des dossiers.
• Apporter un appui ponctuel à la Direction Générale sur la gestion des courriers, des consommables et des moyens généraux.

Cela devra s’accompagner d’une veille juridique sur l'évolution du cadre législatif et réglementaire des collectivités territoriales sur ces thématiques.

Profils recherchés

- A minima titulaire BAC + 2 ou équivalent idéalement en secrétariat et gestion
- Maîtrise de l'environnement juridique des Collectivités Territoriales et de leur secrétariat général
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Office 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS...)
- Organisé, méthodique, rigoureux
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Aptitude à rédiger, s'exprimer, aptitude à la communication
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle

Nous apprécierons également vos connaissances dans les différents champs de la mobilité et des déplacements.