Agent-e d'accueil (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal 2ème cl. des étab. d'enseign.
Adjoint technique principal 1ère classe des étab. d'enseign.
Adjoint technique des établissements d'enseignement

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
S'appuyant sur près de 9000 agents, recouvrant plus de 80 métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l'accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s'attache à développer une culture commune autour d'un projet d'administration porteur de valeurs managériales et d'engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d'emploi et venez nous rejoindre !

Missions / conditions d'exercice

Missions :
- Accueillir et orienter le public,
- Représente l'image de l'établissement /de la collectivité,
- Veiller et contrôler l'accès aux bâtiments afin de participer à la sécurité du site,
- Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments,
- Gérer le courrier,
- Gérer les fournitures administratives,
- Entretenir et nettoyer les locaux.
Activités principales

ACCUEILLIR ET ORIENTER LE PUBLIC :
- Accueillir le public physiquement ou par téléphone,
- Renseigner et orienter le public vers le-s service-s, bâtiments ou interlocuteurs-trices compétents-es,
- Rechercher et garantir une réponse/orientation fiable aux démarches du public,
- Représenter l'image de l'établissement/de la collectivité,
GERER LES ACCES AUX BATIMENTS :
- Contrôler (ou participer au contrôle) des accès de la structure : ouverture et fermeture, sécurisation des bâtiments, gestion des clés, vérification de l'identité des personnes extérieures, etc...
- Surveiller les entrées et sorites du site.
GERER LE COURRIER / LES DOSSIERS :
- Assurer la réception, le tri, la distribution, le classement, le contrôle de documents, colis, dossiers et courriers,
- Gérer l'ensemble des activités associées à la relation avec La Poste : affranchissement, formulaires postaux, déplacements au bureau de poste, etc,
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
- Entretenir et nettoyer l'espace "accueil" et le hall d'entrée,
- Assurer le suivi de la gestion des fournitures administratives (suivi des stocks, commandes).
FAVORISER ET CONTRIBUER AUX ACTIONS MENEES DANS LE CADRE DE LA TRANSITION ECOLOGIQUE ET ENERGETIQUE.
Activités secondaires ou ponctuelles

- Assurer la gestion des salles de réunion (planning, réservations, état des salles, etc.),
- Assurer la gestion et l'affichage d'informations diverses,
- Assurer la signalétique au sein des bâtiments,
- Participer à des tâches administratives et de logistique (classement, saisie informatique, mise sous plis, photocopies, inventaire, etc.),
- Participer à des opérations de logistique (réception de colis, vérification des livraisons, etc.).
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Profils recherchés

Savoirs :
Savoirs transverses :
- Règles d'utilisation des produits dangereux,
- Notions réglementaires sur les établissements recevant du public (ERP),
- Connaissance de l'organisation d'un EPLE et de la Fonction publique territoriale,
- Connaissance des pictogrammes,
- Règles et normes en matière d'hygiène et de sécurité notamment incendie,
- Notions de calculs de pourcentages, de dosages, de proportions,
- Sensibilité à une démarche « éco responsable » (préservation de l'environnement, maitrise des consommations d'eau et d'énergie, réduction et tri des déchets),
Accueillir et orienter le public :
- Techniques d'accueil téléphonique,
- Techniques et outils de communication,
- Techniques de gestion de conflits,
- Techniques de prise de notes.
Gérer les accès aux bâtiments :
- Fonctionnement de base des alarmes.
Gérer le courrier / les dossiers :
- Maîtrise des savoirs de base (lire, écrire, calculer), règles d'affranchissement du courrier, notions en gestion de stock et méthodes d'entreposage.
Entretenir et nettoyer les locaux : connaissance des techniques de nettoyage.
Gérer les fournitures administratives : techniques de gestion des stocks.
Savoir-faire
Accueillir et orienter le public :
- Recevoir, filtrer et orienter des personnes (sur plan ou physiquement) et des appels téléphoniques,
- Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs (plannings, agendas),
- Diffuser des informations par voie d'affichage ou au sein des services,
- S'adapter au public, s'exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Prévenir et gérer des situations d'urgence ou conflictuelles,
- Identifier une situation nécessitant l'intervention d'un supérieur hiérarchique,
- Gérer les priorités et son temps de travail,
- Appliquer et retranscrire des consignes orales ou écrites,
- Alerter ou rendre compte.
Gérer les accès aux bâtiments :
- Surveiller l'accès aux bâtiments et prévenir le service compétent en cas d'alarme incendie,
- Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments,
- Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics,
- Etablir des comptes rendus de surveillance.
Gérer le courrier / les dossiers :
- Réaliser la gestion administrative afférente à la gestion du courrier,
- Classer, archiver, photocopier et numériser des dossiers administratifs.
Savoirs être :
- Sens de l'écoute,
- Diplomatie et courtoisie,
- Discrétion,
- Autonomie,
- Méthode et soin dans l'exécution,
- Réactivité, savoir alerter et rendre compte,
- Polyvalence, dynamisme,
- Sens de l'organisation, rigueur
- Avoir une hygiène et une présentation soignée,
- Sens du travail en équipe,
- Gestion du stress,
- Respect de la confidentialité,
- Être attentif-ve à l'exemplarité (comportement adéquat) et à la sécurité des élèves.