Encadrant des secretariats medicaux - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur quatre sites — Pellegrin et Saint-André à Bordeaux, Haut-Lévêque et Xavier-Arnozan à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de pôles d’excellence reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos deux instituts hospitalo-universitaires et unités de pointe, saluées à l’international.

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin.

Xavier-Arnozan :

L’Hôpital Xavier‑Arnozan se distingue par une offre orientée vers la prise en charge gériatrique, la réadaptation fonctionnelle et les soins spécialisés, ainsi que des services complémentaires de proximité. L’EHPAD Les Jardins de l’Alouette et l’EHPAD de Lormont lui sont rattachés.

Description du poste :

Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies

Missions générales :

Rattaché(é) à la Direction des Ressources Humaine, l’encadrant des secrétariats médicaux a pour mission de planifier, organiser et piloter l’activité des secrétariats médicaux, en animant une équipe de professionnels et en garantissant la qualité de la prise en charge. Il encadre les assistants médico-administratifs et les adjoints administratifs affectés à un pôle, en assurant le suivi des organisations, des plannings et des moyens nécessaires au bon fonctionnement du service. Il est garant de la qualité du service rendu et de l'optimisation du parcours patient.

Son périmètre d’intervention peut être multisite, notamment sur les sites de Pellegrin, Haut-Lévêque et Xavier Arnozan, Saint-André et Lormont.

Il s’inscrit dans une équipe de 10 coordinateurs, placée sous la responsabilité de la Responsable de la Coordination des secrétariats médicaux.

Il est également appuyé par des secrétaires médicales référentes pour la gestion du temps, l’organisation et le suivi des projets liés aux activités du secrétariat médical.

Principales activités

Management des ressources humaines :

Management et animation d'équipe : Encadrer, motiver et fédérer les secrétaires médicales.

Analyse et gestion du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés

Recrutement et sourcing

Accueil des nouveaux arrivants/stagiaires

Gestion des demandes de paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité

Gestion des plannings et du temps de travail en collaboration avec les référentes

Gestion, Évaluations et Développement des agents

Accompagnement des carrières

Assurer une veille documentaire – Transmission des informations

Management de la qualité :

Suivi des indicateurs d’activité et de performance des secrétariats/mise en place d’actions d’amélioration si nécessaire

Analyse des modes de fonctionnement par secteur, diffusion des bonnes pratiques et accompagnement à leur mise en œuvre

Participation aux comités et groupes de travail qualité

Contrôle et suivi de la qualité des prestations

Management des organisations :

Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité

Organisation , suivi des organisations et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements

Mise en œuvre des politiques institutionnelles, accompagnement à la conduite de changement

Mission(s) spécifique(s)

Participation au Centre de Formation (CFAMA) du CHU de Bordeaux

Profil recherché :

Formation : Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, management, administration, santé ou d'une solide expertise terrain.

Expérience : Une expérience confirmée en management d'équipe et gestion de projets est fortement souhaitée pour réussir dans ces fonctions. Connaissance du métier de secrétaire médical(e).

Compétences techniques : Maîtrise de l'organisation du système de santé hospitalier (différent d’une structure sanitaire de ville ou médico-social), de la réglementation du dossier patient et des outils bureautiques/logiciels métiers. Expertise en conduite de projet et conduite du changement. Concevoir, formaliser et adapter des procédures relatives à son domaine de compétence. Construire et utiliser des outils de pilotage. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations. Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les
ressources pour leur réalisation.

Savoir-être : Vous faites preuve de leadership, d'autonomie et d'un sens aigu de l'organisation. Votre diplomatie et votre esprit d'équipe vous permettent de naviguer avec aisance entre les différents acteurs hospitaliers. Être force de proposition et synthétique.