Responsable administratif et opérationnel - H/F//-

Nous recherchons un Responsable administratif et opérationnel basé(e) à Bordeaux.

• Rémunération : De 30 000 € (2 ans d'expériences) à 40 000 € brut par an

• Avantages : télétravail de 3 jours par semaine Convention syntec Ticket restaurant Intéressement (entre 2 et 3k annuel).

• Contrat : CDI ETAM 275 2.1

Processus de recrutement : un premier échange téléphonique, puis rencontre en visio et/ou présentiel avec le directeur des opérations.

Niveau d'anglais avancé obligatoire

L'équipe est composée de 20 consultants répartis sur nos 3 sites

DESCRIPTION DU POSTE

Rattaché(e) directement au General Manager , vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Vous êtes le point de coordination central pour de nombreux sujets administratifs, financiers, RH et opérationnels, avec une forte dimension de structuration et d’amélioration continue .

Votre rôle consiste à garantir que les processus administratifs sont fiables, fluides et correctement documentés, tout en apportant un support de qualité aux consultants, aux clients et aux équipes internes.

À terme, le poste pourra évoluer vers un rôle plus large de coordination et de Chief of Staff , avec une implication croissante dans le pilotage des opérations et l’amélioration de l’organisation.

Vos principales responsabilités

Finance & comptabilité

• Gérer les factures fournisseurs et les achats ;

• Préparer et suivre les déclarations de TVA et les déclarations d’échanges de services (DES) ;

• Coordonner les échanges avec les cabinets comptables afin de garantir la fiabilité des données financières et le respect des obligations administratives ;

• Assurer le suivi des dépenses et des notes de frais via Cleemy ;

• Contribuer au suivi des données et reportings financiers.

Contrats & facturation clients

• Préparer, émettre et suivre les contrats et factures clients ;

• Assurer le suivi des signatures, modifications et éventuelles spécificités contractuelles ;

• Émettre les factures dans les délais et assurer leur enregistrement dans les outils internes, notamment Salesforce ;

• Suivre les factures en attente de paiement et effectuer les relances nécessaires ;

• Veiller à la bonne organisation, au classement et à l’archivage des contrats et factures, sur les espaces digitaux et, lorsque nécessaire, au format papier ;

• Gérer les inscriptions et démarches sur les plateformes d’achats ou de référencement demandées par certains clients pour permettre le règlement des factures ;

• Documenter les situations particulières et maintenir à jour les informations de suivi afin de garantir une parfaite traçabilité des échanges.

Ressources humaines

• Gérer les tâches administratives liées aux collaborateurs : contrats, onboarding, offboarding, dossiers administratifs et visites médicales ;

• Assurer le suivi et le calcul des bonus des consultants ;

• Coordonner les éléments nécessaires à la paie avec les équipes et prestataires des trois sites ( France, Bulgarie et Italie ) ;

• Assurer le suivi des congés, arrêts maladie et jours de récupération via Lucca ;

• Coordonner avec les comptables la mise à jour des données dans Lucca, Silae et les bases internes ;

• Suivre les notes de frais et les dépenses liées aux déplacements professionnels ;

• Recueillir les besoins de formation et organiser les sessions de formation ;

• Préparer, collecter et contrôler les reportings mensuels des équipes en Italie et en Bulgarie.

Office management & logistique

• Gérer les fournitures, les achats et les relations avec les prestataires ;

• Suivre les contrats fournisseurs, renouvellements et demandes administratives ;

• Superviser la maintenance des bureaux et les besoins liés aux locaux ;

• Coordonner les équipements et installations informatiques, notamment lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs ;

• Organiser les déplacements professionnels : transports, hébergements et inscriptions aux événements ;

• Assurer le suivi administratif des dépenses de déplacement, hors déplacements liés aux projets européens gérés directement par les Project Managers ;

• Organiser les team buildings et autres événements internes.

Communication & gestion de l’information

• Être le point de contact privilégié pour les questions administratives des consultants et, lorsque nécessaire, des clients ;

• À partir de 2027, assurer l’interface administrative avec les HBU qui centraliseront les demandes des consultants ;

• Maintenir à jour les présentations, supports commerciaux, brochures, informations corporate et autres documents de communication ;

• Contribuer ponctuellement aux mises à jour du site internet, des réseaux sociaux et des newsletters ;

• Maintenir les bases de connaissances internes et les espaces collaboratifs, notamment Gsite ;

• Veiller à la cohérence et à l’actualisation des informations disponibles au sein de l’entreprise.

Amélioration continue & pilotage

Une dimension importante du poste consiste à faire évoluer les méthodes de travail et les outils , et pas uniquement à exécuter les processus existants.

Vous serez notamment amené(e) à :

• Produire des reportings financiers et opérationnels et mettre à jour les tableaux de bord ;

• Suivre les principaux KPI administratifs et opérationnels et préparer des reportings réguliers pour le General Manager / CEO ;

• Analyser les données et les processus afin d'identifier les points de friction et les sources d'inefficacité ;

• Créer, documenter et améliorer les procédures, modèles et guidelines administratifs ;

• Identifier les tâches pouvant être automatisées et contribuer au déploiement de nouveaux outils digitaux ;

• Recueillir régulièrement les retours des consultants et des équipes afin d’identifier leurs besoins et irritants ;

• Organiser des revues régulières des processus afin de garantir qu’ils restent adaptés à la croissance de l’entreprise ;

• Contribuer à l’amélioration de Salesforce , des outils collaboratifs et des workflows internes.

L’objectif est de faire de l’administration un levier d’efficacité et de structuration de l’entreprise , et non uniquement une fonction de support.

2. Profil recherché

Nous recherchons une personne fiable, organisée, rigoureuse et proactive , capable de gérer plusieurs sujets simultanément tout en conservant un haut niveau de qualité et de précision.

Vous aimez comprendre comment une organisation fonctionne, identifier ce qui peut être amélioré et mettre en place des solutions concrètes. Vous êtes à l’aise aussi bien avec les chiffres et les tableaux Excel qu’avec les sujets RH, les contrats, les outils digitaux ou la coordination avec différents interlocuteurs.

Formation & expérience

• Diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 en administration des entreprises, finance, ressources humaines ou domaine connexe ;

• 5 ans d’expérience minimum dans un poste administratif, opérationnel ou de coordination ;

• Une expérience dans un environnement international et orienté projets est particulièrement appréciée ;

• Une expérience en finance, RH, office management ou administration d’entreprise constitue un atout ;

• Une expérience des projets financés par l’Union européenne ou des financements publics est fortement appréciée.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de Microsoft Office et Google Workspace ;

• Très bonne maîtrise d’ Excel , notamment pour le suivi budgétaire, le reporting et l’analyse de données ;

• Expérience ou intérêt pour les outils digitaux et les solutions d’automatisation ;

• La connaissance de Salesforce, Lucca, Cleemy et/ou Silae est un plus ;

• Bonne capacité à structurer, documenter et fiabiliser l’information ;

• Une connaissance des programmes de financement européens, notamment Horizon Europe , est un avantage.

Qualités personnelles

• Organisation et capacité de priorisation : vous savez gérer plusieurs sujets et respecter les échéances dans un environnement dynamique ;

• Rigueur et sens du détail : vous êtes attentif(ve) à l’exactitude des contrats, factures, données RH et reportings ;

• Proactivité : vous anticipez les besoins plutôt que d’attendre qu’une difficulté survienne ;

• Autonomie et sens des responsabilités : vous êtes capable de prendre en charge un sujet de bout en bout ;

• Esprit d’analyse et résolution de problèmes : vous cherchez la cause d’un problème et pas seulement à traiter son symptôme ;

• Sens du service : vous accordez de l’importance à la qualité et à la réactivité de vos échanges avec les consultants, clients et équipes internes ;

• Discrétion et confidentialité , notamment dans la gestion des données financières et RH ;

• Esprit d’équipe et attitude positive ;

• Goût pour l’ amélioration continue et l’optimisation des processus ;

• Très bonne aisance avec les outils digitaux et curiosité pour découvrir de nouvelles solutions ;

• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec une équipe multiculturelle et internationale .

Langues

• Français courant : indispensable ;

• Anglais courant : indispensable , à l’écrit comme à l’oral.