Assistant(e) de Direction de la Direction QSPS - H/F

du poste :

Mission(s) générale(s)
Les missions essentielles de l'assistante de direction de la Direction DQSPS se situent à 2 niveaux :
- Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
o Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction
o Organiser la gestion logistique (organisation des réunions, déplacement professionnels,...)
o Organiser le suivi des congés
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
- Missions de communication :
o Réflexion et propositions d'actions et de supports de communication
o Aider à la réalisation des documents support de communication
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
Principales activités
- Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
- Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat de directions
- Réceptionner, orienter et traiter les appels téléphoniques au secrétariat
- Gérer l'agenda électronique des Directrices
- Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les Directrices
- Alerter les directrices sur le respect d'échéances ou sur la cohérence entre réunions
- Planifier et organiser les déplacements (Directrices et cadres) : Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement
- Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama).
- Préparer, participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus des réunions de la Direction (staff d'équipe et de direction)
- Préparer et assurer l'ensemble de la logistique de la venue des experts visiteurs HAS sur la semaine de certification ainsi que la logistique des différentes réunions et rencontres dans ce cadre
- Gérer le stock et les commandes du matériel et des fournitures de bureau
- Enregistrer et suivre les congés sous CHRONOS
Missions de communication :
- Participer à la rédaction et à la mise en uvre du plan de communication de la DQSPS
- Proposer et mettre en forme des supports de communication (affiches, lettre d'information, livrets d'information, notes internes, supports de réunions, organigrammes, etc) et développer logos et visuels
- Coordonner la rédaction, la mise en forme et la diffusion des jeudis de la Qualité et des jeudis du médicament hebdomadaires
- Coordonner la rédaction et mettre en forme la lettre d'information Minute QSetPS minimum 4 fois/ans
- Créer des outils de communication dans le cadre de la certification HAS
- Développer des outils de communication pour d'autres services en lien avec la qualité, la sécurité et la pertinence des soins
- Mettre à jour l'annuaire des Directions

Profil recherché :

Missions spécifiques Qualité Sécurité et Pertinence des soins
- Préparer les Bureaux QSPS (organisation des calendriers, envoi des ordres du jour, centralisation des supports de présentation), participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus, archiver les compte-rendus et les supports
- Assurer le suivi de la gestion des dossiers partagés de pilotage (Copil et Bureau QSPS, politique QSPS) sur les serveurs de la Direction
APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
CONNAISSANCES attendues
Accueil téléphonique
Bureautique
Classement et archivistique
Communication / relations interpersonnelles
Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Secrétariat