Secretaire medicale secretariat de chirurgie ambulatoire - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Description du poste :

Nous recherchons une professionnelle avec de l'expérience sur des postes de secrétaire médicale, connaissant si possible les outils informatiques du CHU de Bordeaux pour un CDD de 4 mois(remplacement congés maternité) à partir de début mai 2026 étant capable d'assurer rapidement en autonomie les missions suivantes:

1. MISSIONS

- Attribution des rendez-vous d’anesthésie
- Saisie des courriers de sortie de l’ambulatoire
- Rédaction du compte rendu du conseil de service
- Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
- Vérification de la présence des dossiers dans les différents services et récupération
des dossiers manquants
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de
l’information
- Gestion de la programmation des blocs opératoire de la chirurgie ambulatoire
- Assurer l’encadrement des stagiaires

2. ACTIVITES

- Préparation des dossiers de consultations d’anesthésie
- Préparation des dossiers pour les interventions
- Gestion des mails internes et externes
- Attribution des rdv d’anesthésie pour les interventions du mois à venir et en cours
- Préparation du staff d’orthopédie
- Demande de date d’ablation de matériel au responsable coordonnateur et saisie sur
OPERA
- Attribution date d’intervention pour les hiatus
- Rédaction du compte rendu des conseils de service
- Accueil téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité
(identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les
besoins/attentes des patients) (patients, médecins, cellule parcours patient…)
- Gestion des rdv d’anesthésie sur télésanté
- Envoie des documents d’anesthésie après les téléconsultations
- Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
- Gestion des plannings d’intervention sur 3 salles
- Gestion du circuit du document et du dossier patient
- Programmation au bloc via OPERA (Hiatus uniquement)
- Saisie informatique des comptes rendus opératoires, d’hospitalisations
- Fusion des comptes rendus d’hospitalisation

- Gestion de dossiers (habillage + classement)

- Vérification du bon déroulé du parcours patient

- Tri du courrier (mise sous pli, réception, gestion du fax)

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

TECHNIQUES :

-Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences

-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

ORGANISATIONNELLES :

Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences

-Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle

- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement

-S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement

-Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

RELATIONNELLES :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical

-S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

-Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

contact :COCUAUD CYRIL Coordinateur des secrétariats médicaux poste 49160