Assistant de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Rattaché (e) à la Direction Générale Adjointe - Pôle Solidarités

Missions / conditions d'exercice

• Assurer, en binôme avec l’autre assistante, l’assistance administrative et comptable des pôles et services de la Direction Générale Adjointe des Services en charge du Pôle des Solidarités et du CCAS ;

•Collaborer avec les directions et services du pôle et co-piloter les projets liés à l’organisation, à la communication du pôle et à la logistique des manifestations ;

• Accueillir et renseigner le public sur les différentes aides municipales en faveur des Charentonnais.

• Assurer la fonction de mandataire des régies du pôle

2) Les activités :
a) principales :
•Préparation et suivi des Conseils d’Administration et des Commissions Municipales (ordre du jour, délibération, compte-rendu, transmission en Préfecture) en relation avec les différentes directions du Pôle ;
•Gestion des courriers avec le logiciel Elise, des boites mail génériques, soutien à la rédaction de réponses aux usagers ;
•Assurer, en l’absence des régisseurs, le suivi des régies du pôle (encaissement des produits, vérification de la caisse),
•Soutien au développement des projets des différentes directions ;
•Gestion des outils de pilotage et de communication ;

secondaires :
•Polyvalence avec les différents services sur les missions d’accueil, d’inscription, d’instruction, de rédaction.

Profils recherchés

Baccalauréat + 2 minimum

Savoir :
•Accueil du public téléphonique et présentiel
• Maitrise de l’organisation et de la gestion du temps
• Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Elise, Concerto, Sonate, Ciril Finances, ), de l’intranet et d’internet
•Capacités rédactionnelles
• Connaissance des différents secteurs du Pôle et de l’environnement municipal

2) Savoir-faire :
• S’exprimer clairement et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
•Evaluer les situations
•Savoir analyser les situations particulières pour permettre à la hiérarchie de prendre une décision
• Rédiger courriers et compte-rendu

3) Savoir-être :
• Qualités relationnelles avec les usagers et les collaborateurs
• Ponctualité, discrétion et devoir de réserve, autonomie et disponibilité, rigueur
• Capacité d’analyse
• Aptitude à prendre des initiatives
• Sens du travail en équipe et sens du service public