Manager des secrétariats médicaux F/H

Le contexte :

Fondé au 19 ème siècle, le groupe hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux.

Le CHU de Bordeaux dont la Direction Générale est basée à Talence, regroupe trois sites hospitaliers qui assurent la prise en charge des soins de la population bordelaise et d’Aquitaine. Etroitement liés à l’ Université de Bordeaux , ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS.

Le CHU de Bordeaux recherche, dans le cadre d’un remplacement, leur manager des secrétariats médicaux.

Rattaché hiérarchiquement au Directeur des Ressources Humaines, le poste est à l’interface de nombreuses parties prenantes : Direction des soins, chefs de service, directeurs des soins, directions fonctionnelles, responsables des bureaux des entrées, coordinateurs des secrétariats médicaux des pôles, référentes secrétaires médicales des pôles, équipes des secrétariats médicaux.

Vos principales activités sont les suivantes :

Vous planifiez, vous organisez les activités de la coordination des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels, et en veillez à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Vous gérez et vous déployez les projets institutionnels.

Votre quotidien est diversifié :

• Encadrement des coordinateurs, gestion et développement des personnels
• Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités médico-administratives des pôles
• Conseil aux décideurs concernant les choix/les projets/les activités du domaine
• Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting, suivi des indicateurs d’activité des secrétariats médicaux
• Elaboration et mise en place de l’organisation des secrétariats médicaux
• Montage, mise en œuvre, suivi et gestion des projets spécifiques au domaine
• Préparation et animation de réunions et de divers groupes de travail/projets institutionnels
• Traduire la stratégie en orientations, en plans d’actions et en moyens de réalisation
• Gestion des ressources humaines au sein des secrétariats médicaux (suivi des effectifs, rédaction et mise à jour des fiches de poste, participation au recrutement du personnel, construction du plan de formation…)
• Rôle actif dans la conduite du changement en lien avec toutes les parties prenantes.

De manière ponctuelle, vous formez aux techniques et procédures relatives au domaine des secrétariats médicaux (organisation et intervention lors du colloque des secrétaires médicales)

Vos compétences sont les suivantes :

• Gérer des projets, conduire le changement
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et /ou individuelles
• Encadrer les équipes
• Développer et valoriser les compétences du personnel
• Communiquer en s’adaptant à la diversité de ses interlocuteurs
• Planifier, organiser et répartir la charge de travail
• Connaître les logiciels métier
• Maîtriser les droits des usagers du système de santé
• Analyser des données, des tableaux de bords et justifier des résultats (suivre les indicateurs d’activité des secrétariats médicaux)
• Piloter, animer et travailler en équipes pluridisciplinaires, transversales et en réseau
• Rendre compte de l’activité et de l’état d’avancement des projets et savoir alerter
• Être pédagogue et diplomate

Votre profil

De formation supérieure BAC +3 minimum

Expérience de 5 ans dans la gestion de projets et le management d’équipes, idéalement dans le milieu médical.