Assistant(e) de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation - H/F

du poste :

Assistant(e) de direction
Missions générales :
o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles
o Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements
o Organiser les réunions et préparer les dossiers
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
o Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
o Assurer le classement et l'archivage
o Traiter le courrier et les mails
o Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais
o Assurer le suivi administratif des dossiers confiés
o Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles
o Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi
Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats
Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat
Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes
Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances )
Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants
Garantir la traçabilité documentaire des conventions
Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey )
Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales)
Élaborer des rétroplannings
Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires
Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations
Réserver les espaces, les équipements et les prestations
Préparer les supports de présentation
Organiser l'accueil des intervenants et des participants
Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements
Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées
Missions communes au secrétariat de direction :
o Accueillir et renseigner les professionnels ainsi que les différents publics se présentant à la Direction
o Assurer le traitement du courrier entrant
o Gérer les véhicules affectés à la Direction
o Assurer la gestion des salles de direction et gérer le matériel mis à disposition en prêt
o Assurer les commandes auprès de la reprographie
o Gérer les commandes de fournitures
Assurer, en cas d'absence, le remplacement des assistantes de direction des directeurs du GH Pellegrin

Profil recherché :

Compétences
Compétences techniques
· Techniques d'assistanat de direction
· Organiser et prioriser les activités
· Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord
· Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs
· Fonctionnement des établissements publics de santé
· Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats
· Techniques rédactionnelles
Compétences relationnelles et organisationnelles
Discrétion
Réactivité et esprit d'initiative
Sens du travail en équipe
Disponibilité