ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps non complet, 17h30 hebdomadaire

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Assurer un appui administratif transversal au service enfance jeunesse afin de garantir le bon fonctionnement administratif, le suivi des dossiers, l'organisation des activités et l'accompagnement des projets portés par le service.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

1. Assurer le secrétariat administratif du service
• Rédiger les courriers, convocations et invitations.
• Mettre en forme les documents administratifs.
• Préparer les ordres du jour et corriger, mettre en forme et envoyer les comptes rendus de réunions.
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Gérer les réservations de salles, de véhicules et des moyens matériels nécessaires au fonctionnement du service.
• Classer et archiver les documents.

2. Participer au suivi des projets du service
• Apporter un soutien administratif dans la préparation, la rédaction et le suivi des principaux projets du service.
• Préparer les pièces administratives
• Mettre en forme les documents
• Assurer le suivi des échéances
• Participer à la constitution des dossiers
• Participer à la préparation des documents de présentation (power point)

3. Assurer le lien administratif avec les partenaires
• Effectuer les relances nécessaires auprès des partenaires institutionnels et associatifs.
• Assurer le suivi des échanges administratifs.
• Diffuser les informations utiles aux différents interlocuteurs.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.

4. Formaliser les procédures du service
• Participer à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion des procédures internes.
• Contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives.
• Élaborer des outils de suivi et des documents de référence.

5. Assurer un renfort administratif au Relais Petite Enfance (RPE)
• Réaliser les saisies dans le logiciel INOE (logiciel métier).
• Assurer le traitement et la mise à jour des données.
• Participer aux démarches administratives en lien avec la CAF.
• Effectuer les contrôles administratifs nécessaires.

6. Participer au suivi administratif des ressources et conventions
• Assurer le suivi des annualisations du temps de travail.
• Préparer et suivre les bons de commande.

Activités occasionnelles :

• Participer ponctuellement à l'accueil téléphonique et physique.
• Apporter un renfort administratif aux agents du service en cas de besoin.

Profils recherchés

Savoirs
• Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Bonne qualité rédactionnelle et organisationnelle.
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Notions de gestion administrative et documentaire.
Savoir-faire
• Organiser et prioriser les tâches.
• Rédiger des documents administratifs.
• Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément.
• Utiliser des logiciels métiers (dont INOE après formation).
• Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi.
• Respecter les délais et les procédures.
Savoir-être
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Discrétion professionnelle.
• Qualités relationnelles.
• Esprit d'équipe.
• Réactivité.
• Autonomie dans l'organisation du travail.
• Sens du service public.
• Respect de la confidentialité des informations traitées.
• Polyvalence et capacité d'adaptation aux besoins du service.