Assistante agence BtoB H/F

À propos de nous Proxiserve (3000 collaborateurs, 380 millions d'euros de CA) propose auprès des collectivités et des particuliers (habitat collectif social, habitat collectif privé, tertiaire), une gamme de services innovants pour installer, dépanner, réparer ou entretenir les "essentiels" de l'habitation dans les domaines de l'eau, du chauffage, de l'air et des énergies renouvelables. Mission 🌟 Pourquoi nous rejoindre ? Chez Proxiserve, la proximité et le travail d'équipe ne sont pas que des mots. Entreprise de service, leader dans la solution de l'habitat, nous intervenons aussi bien pour les bailleurs que pour les particuliers sur deux activités clés : la maintenance et les travaux. Au sein de Proxiserve, l'Assistant(e) d'Agence n'est pas seulement un support administratif ; c'est le garant de la fluidité entre nos techniciens et les acteurs du logement social. En rejoignant notre équipe, vous jouez un rôle direct dans la qualité de service rendue aux bailleurs et à leurs locataires. 💡 Votre Mission : Un rôle central et polyvalent Rattaché(e) au responsable d'agence, [PRÉNOM], votre quotidien s'articule autour d'une gestion rigoureuse des flux d'informations et des interventions : 1. Planification de rendez-vous techniques :

• Organiser et gérer le planning des interventions (visites d'entretien via outils Excel et Orion, et dépannages) en lien étroit avec le responsable d'équipe.
• Planification des chartes qualité et Qualigaz
• Assurer le suivi des avis de passage et de la production via nos outils internes (Orion Sales).
• Éditer des rapports pour nos clients bailleurs et assurer la tenue des dossiers (devis, contrats...) sous Excel via des extractions d'Orion

2. Ambassadeur de la Relation Client :

• Être l'interlocuteur privilégié des chargés de clientèle bailleurs et des gardiens d'immeubles.
• Savoir résoudre des problématiques techniques au téléphone pour optimiser les déplacements des techniciens.
• Maîtriser X3 ventes pour facturer nos prestations et assurer le suivi de facturation des bons de commande
• Suivi de la facturation sous traitance en binôme
• Connaître nos contrats clients et préparer des grilles BDDC pour les nouveaux contrats (en cas d'absence des autres assistantes administratives).
• Traitement des mails de notre boite mail Agence

3. Pilier Administratif & RH :

• Gérer le suivi administratif du personnel de premier niveau (visites médicales, congés, astreintes) via notre logiciel ADP.
• Préparation et saisies des éléments de paie sous ADP (en cas d'absence de l'assistante administrative et RH)
• Création des Workflow d'accidents du travail pour leur suivi (en cas d'absence de l'assistante administrative et RH)
• Gestion d'une partie du parc véhicule (suivi des entretiens, demandes de réparation, restitutions et commandes)

Profil Êtes-vous notre futur(e) Collaborateur/trice ? Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.

• Formation : Diplômé(e) d'un Bac à Bac+2 (type secrétariat, gestion de la PME, Support à l'Action Managériale).
• Logiciels et outils à maitriser : Excel, Orion, Sage X3 ventes, logiciel ADP
• Expérience : Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du bâtiment, de la maintenance ou des services.
• Compétences techniques : Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (la maîtrise d'un ERP et de logiciels RH comme ADP est un plus).
• Savoir-être : Vous possédez un excellent relationnel et une fibre commerciale. Votre capacité d'écoute vous permet de désamorcer des situations pouvant être complexes au téléphone.
• Le petit plus : Une curiosité technique qui vous permettra de comprendre rapidement les métiers du chauffage, de la plomberie ou de l'électricité.

💰 Le "Package" Proxiserve Nous récompensons votre engagement avec un package complet :

• Salaire fixe à partir de 2000€ brut.
• Prime de 13ème mois.
• Prime vacances.
• Prime quadrimestrielle d'objectifs.
• Carte déjeuner dématérialisée (participation employeur de 60%)
• Accord de participation.
• 12 jours de RTT par an.
• Mutuelle familiale, CSE (chèques Noël et Culture, chèques ANCV).

🌱 Un engagement durable Nous intégrons les enjeux de demain : tri des déchets (ISO 14001) et conduite éco-responsable font partie intégrante de votre quotidien. Chez Proxiserve, nous étudions toutes les candidatures à compétences égales, sans distinction de genre, d'âge, d'origine ou de handicap