Adjoint des cadres bilingue (franÇais/anglais) - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Description du poste :

Contexte

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l’amélioration des soins, de la recherche clinique et de l’enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.

Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.

Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l’organisation.

Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.

Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.

 

Missions générales/Activités

Gestion de l’agenda et des réunions

• • Assurer la gestion de l’agenda du président d’EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
  • Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
  • Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
  • Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
  • Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)

  Support aux activités internationales

  • Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l’enregistrement de nouveaux centres
  • Superviser le processus de soumission des documents d’éthique pour les nouveaux centres
  • Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint),assurer leur fiabilité et leur accessibilité

  Communication et site web

  • Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
  • Coordonner l’envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
  • Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
  • Gérer les échanges d’information entre le board et les partenaires extérieurs

  Soutien administratif général

  • Appuyer ponctuellement l’équipe financière et les responsables scientifiques
  • Assurer le classement et l’archivage numérique de l’ensemble des documents
  • Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
  • Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE

• Être organisé

• Définir les priorités et les hiérarchiser

•Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet

• Fixer des objectifs et évaluer les résultats

• Excellente maîtrise de l’Anglais (parlé et écrit)

• Esprit de synthèse

• Travailler en équipe

• Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive)

• Être force de proposition

• Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Capacité d’adaptation

• Capacité à travailler en équipe

• Discrétion

• Diplomatie

• Travailler avec des interlocuteurs variés

• Participer aux projets transversaux