Adjoint administratif -pôle Biologie et pathologie - H/F

du poste :

Missions générales
Assurer le secrétariat des cadres supérieurs de santé du pôle Biologie et Pathologie et du Pilotage de pôle
Principales activités
Accueil des personnes
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Traitement et circulation de l'information, des documents, et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements professionnels etc.)
Secrétariat des cadres supérieurs de santé du pôle Biologie et Pathologie :
o Gestion des agendas (Outlook) : Organisation des réunions/Planification de rendez-vous/Report
o Logistique réunions : Réservation des salles (Outlook/logiciel Sharepoint)
o Prise de rendez-vous/Organisation de réunions avec les secrétariats des directions des soins de chaque site et les secrétariats des directions fonctionnelles
o Aide administrative aux cadres de santé du pôle à la demande (Prise de notes/Rédaction des comptes rendus des réunions de service/Gestion des demandes d'ordre de mission/Organisation des entretiens de recrutement et envoi des convocations etc.)
o Diffusion des astreintes des cadres de la filière médicotechnique
o Gestion documentaire : Elaboration/Mise en forme de documents/Mise à jour de différents supports/Création de diaporamas, tableaux, graphiques, organigrammes
o Reproduction et diffusion de documents (mensuel Info bio)
o Saisie des congés de l'équipe d'encadrement et des ingénieurs du pôle (logiciel Chronos)
Secrétariat du pilotage du pôle Biologie et Pathologie :
o Organisation et participation aux différentes réunions du pôle (pilotage, bureau de pôle)
o Préparation salle de réunion (matériel visio)
o Prise de notes/Rédaction des comptes rendus
o Rédaction de courriels
o Organisation de la Journée de Biologie (en collaboration avec un biologiste)
Suivi de projets
o Avec le CSS RH :
§ Traçabilité/Relance et suivi des formations des professionnels du pôle
§ Envoi des questionnaires de satisfaction
§ Saisie des formations internes du pôle (logiciel Gesform)
o Avec le CSS PROJET :
§ Suivi/Traçabilité des inscriptions et des habilitations des professionnels du CHU aux ateliers de compétences et formations E-learning
§ Edition/Envoi des fiches individuelles d'habilitation
§ Renseignements de données pour suivi des indicateurs/Requête dans BO (Business Object)
Autres activités
o Administratives :
§ Gestion des conventions du pôle (en lien avec le cadre administratif de pôle) : Suivi/Circuit de signatures/Saisie (logiciel Contrat Tech)
§ Gestion des demandes d'ordre de mission et réservation des déplacements (Globeo Travel)
§ Classement/Tri des dossiers/Documents du pôle
o Techniques :
§ En lien avec l'activité du laboratoire d'Hormonologie : Vérification des dossiers de dépistage T21
§ Archives des documents des laboratoires : Saisie des archives (logiciel Spark)/Participation au groupe de travail

Profil recherché :

· Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques
· Gestion des agendas, réunions et dossiers administratifs
· Capacités rédactionnelles et organisationnelles
· Sens de l'accueil, de la communication et du travail en équipe
· Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
· Capacité d'adaptation et gestion des priorités
· Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée