Assistant.e de direction et de l'administration générale

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L’Orchestre philharmonique de Strasbourg – labellisé « orchestre national » en 1994 – compte parmi les formations majeures en France. Fort de 110 musiciens perpétuant sa double tradition française et germanique, placé depuis septembre 2021 sous la direction musicale d’Aziz Shokhakimov, il porte un projet ambitieux autour de la musique symphonique avec chaque année une centaine de concerts et plus de 120 000 spectateurs. L’Orchestre aborde un vaste répertoire, du XVIIIe siècle à nos jours, pour lequel il invite des chefs et solistes de rang international mais aussi une nouvelle génération d’artistes qu’il s’attache à promouvoir. Outre son activité propre, il contribue à la saison lyrique et chorégraphique de l’Opéra national du Rhin.

Il place le développement des publics au cœur de son projet, notamment par des concerts décentralisés, des nouveaux formats de concerts et une large palette d’actions culturelles à destination de tous les publics. Il mène également une politique audiovisuelle active grâce à de nombreux partenaires médias qui lui assurent une visibilité nationale et internationale.

Enfin, il est engagé dans une démarche RSO qui s’appuie sur 4 piliers : transition écologique, inclusion, égalité de genre et qualité de vie au travail.

Par sa présence et son action dans sa ville siège, par son rayonnement en France et à l’international, l’Orchestre philharmonique se veut un acteur majeur de la politique culturelle de Strasbourg et du territoire.

Missions / conditions d'exercice

Missions et responsabilités
Sous l’autorité du - de la directeur-trice général-e et en lien fonctionnel avec l’administrateur-trice, il-elle assiste la directeur-trice général-e, le-la directeur-trice musical-e et artistique ainsi que l’administrateur-trice, dans des missions de secrétariat et dans l’organisation des conseils d’administration. Il-elle apporte un appui administratif dans des dossiers spécifiques.

Activités principales

Auprès de la direction générale et musicale :
• Tenir à jour l’agenda Outlook du - de la directeur-trice général-e
• Assurer l’accueil physique des visiteurs
• Organiser des réunions et en assurer les comptes rendus (notamment les comités de direction)
• Organiser les déplacements des membres de l’équipe de direction
• Effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.)
• Gérer les courriers entrants et sortants, assurer la circulation interne des différents documents
• Assurer le secrétariat du – de la directeur-trice musical-e et artistique (notamment la tenue de l’agenda)
• Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques

Auprès de l’administration générale :
• Gérer l’organisation des conseils d’administration : envoi des invitations, constitution des dossiers, organisation logistique, rédaction du compte rendu des séances, signature des délibérations, transmission au contrôle de légalité et mise en ligne
• Assurer une fonction de suivi et d’assistance sur divers dossiers administratifs
• Rédiger et/ou mettre en page différents textes en veillant au respect de la charte graphique (notes, certificats administratifs, délibérations, courriers, rapports d’activité, etc.)
• Actualiser l’espace partagé Sharecan
• Assurer la mission de responsable informatique usager en lien avec le service informatique de l’Eurométropole dans le cadre de la convention

Activités secondaires
• Assurer les commandes de fournitures de bureau pour tous les personnels
• Assurer la gestion et le suivi du stock des titres de transports CTS

Dans le cadre de ces missions, contribuer à la gestion électronique des documents, notamment en assurant le bon stockage et le bon nommage des documents

Profils recherchés

• Diplômes : Bac +2 minimum (BTS secrétariat / assistant-e de direction)
• Expériences : 2 années souhaitées en secrétariat de direction ou similaire
• Intérêt pour le spectacle vivant

- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
- Pratique de l’anglais
- Connaissances de l’environnement territorial
- Capacité à rédiger et synthétiser
- Capacité à communiquer de façon adaptée
- Sens de l’organisation, rigueur, capacité à hiérarchiser les tâches
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d’anticipation et de maîtrise des délais
- Sens relationnel allié à une obligation de discrétion
- Autonomie
- Goût pour la polyvalence
- Prise d’initiative