SECRÉTAIRE DES INSTANCES MÉDICALES

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Le Centre de Gestion de la Fonction publique Territoriale de la Gironde (120 collaborateurs) propose une offre complète de missions d’expertise au profit des collectivités territoriales, principalement dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Bénéficiant d’un rayonnement régional au sein de la Nouvelle Aquitaine (coopération des 12 centres de gestion), le CDG 33 est le partenaire privilégié des élus locaux dans la mise en œuvre de la réglementation statutaire.

Reconnu pour son expertise et considéré comme un « tiers de confiance », il dispense aux collectivités affiliées ou non affiliées des informations et conseils sur toute question statutaire.

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde dans le cadre de ses missions obligatoires (prise en charge du secrétariat des instances médicales) organise les réunions du Conseil Médical (formation restreinte et formation plénière).

Rejoindre le Centre de la Gironde, c’est d’abord travailler au cœur des collectivités territoriales riches de plus de 250 métiers différents.

C’est aussi choisir un employeur responsable qui détient des valeurs fondamentales : sens de service public, exigence, engagement, convivialité, innovation et qui valorise le travail pluridisciplinaire.

Intégrer le Centre de Gestion, c’est enfin bénéficier d’un cadre de vie épanouissant, riche et dynamique à 2 h de Paris. Et si vous faisiez ce choix pour votre carrière ?

L’équipe du service des Instances médicales, composée de 6 personnes, est en relation directe avec les collectivités territoriales, les représentants du personnel, les élus, les agents ou encore les médecins (conseil, accompagnement, émission d’avis dans le cadre du Conseil Médical en formation restreinte et plénière, ...).

Le service est l’interlocuteur privilégié des collectivités territoriales concernant les arrêts de travail de leurs agents.

Le ou la secrétaire des instances médicales assure le suivi administratif des collectivités, le secrétariat du service notamment les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical. Il assiste le responsable de service et les référents des Instances médicales dans leurs missions, dans le respect du calendrier établi.

Missions / conditions d'exercice

Réalise le secrétariat du Conseil Médical :
- Met en forme les courriers, notes internes, fiches techniques, notices explicatives
- Assure le suivi du respect de la charte graphique
- Traite le courrier quotidien et gère les appels téléphoniques
- Enregistre les dates de rendez-vous médicaux communiquées par les agents
- Renseigne les collectivités sur des questions simples de procédure et de gestion des congés de maladie

Réalise les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical :
- Instruit les dossiers de la formation restreinte et de la formation plénière par le biais des e-services
- Vérifie la complétude des dossiers
- Prépare des fiches techniques propres à chaque dossier médical
- Etablit des courriers à destination des médecins experts (pour diligenter les expertises) et des agents (pour la prise de rendez-vous médicaux) en fonction des éléments présents dans le dossier
- Saisit et établit des ordres du jour et des convocations associées après validation du responsable de service ou des référents des Instances médicales
- Prépare des lettres d’information (date examen des dossiers en séance) à destination des agents et des collectivités
- Prépare des avis et des lettres de notification associées aux agents et aux collectivités

Apporte une assistance administrative lors des réunions du Conseil Médical :
- Comptage des présents et vérification du quorum
- Prise de notes, préparation des avis du Conseil Médical
- Eclairages réglementaires apportés aux médecins sur certains dossiers (le cas échéant)
- Remise des états de frais de déplacement

Environnement Professionnel
Situation hiérarchique
- N+1 : Responsable de service des Instances médicales
- N+2 : Direction Générale

Situation fonctionnelle
- Relations avec l’ensemble des services du Pôle de la Santé et de la Sécurité au Travail
- Relations avec l’ensemble des services du Centre de Gestion et plus particulièrement ceux de la Direction du Conseil et des Actions Statutaires (notamment du service Expertise statutaire) et ceux des Ressources internes (notamment du service comptabilité)
- Relations avec les collectivités, les élus, les représentants du personnel et les partenaires du Centre de Gestion (institutionnels, médecins…)

Profils recherchés

- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Pratique acquise des produits bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint…), de la gestion électronique de documents et d'internet
- Connaissance du domaine de l'inaptitude et de la gestion des congés pour raison de santé serait appréciée
- Sens du travail en équipe
- Rigueur d’organisation
- Polyvalence
- Qualités relationnelles
- Capacité à rendre compte
- Confidentialité et respect du secret professionnel