Assistant de formations - IAE de Bordeaux F/H

Poste

Le service de la formation initiale de l'IAE a pour mission de garantir aux usagers le service administratif et le soutien pédagogique nécessaires au bon déroulement des formations de l'admission à la diplomation. En outre, le bureau est en relation permanente avec les équipes pédagogiques et en particulier les responsables de formations afin d'assurer le soutien administratif aux missions de l'équipe pédagogique (admission, enseignements, évaluations, certification et diplomation).
Activités essentielles : Gestion administrative des parcours confiés
• Vous assurez la gestion administrative d'un portefeuille de formations : planification des cours, traitement des absences des étudiants, organisation des examens et soutenances de mémoires, saisie des notes, édition de Procès-Verbaux, tenue des archives
• Vous appliquez les procédures et contrôlez les échéances
• Vous avez en charge le suivi des validations pédagogiques et administratives des conventions de stages de vos parcours de formation
• Vous organisez, alimentez, mettez à jour des bases de données relatives à la gestion des parcours confiés
• Vous assurez la gestion administrative des enseignements : programmation, suivi des heures d'enseignements (logiciel interne)
• Vous gérez les opérations d'admissibilité et d'admission lors des candidatures, alimentez des tableaux de bord, faites des extractions dans les systèmes d'information (plateformes Mon Master, E-candidat, Parcoursup)
• Vous assurez l'accueil et l'information des étudiants, enseignants et intervenants extérieurs : accueil téléphonique et physique, réponses aux demandes des usagers, traitement des demandes et transmission des informations, contribution au suivi de la qualité du service rendu
Le cas échéant, activités associées :
• Vous participez à l'amélioration continue et à la démarche qualité du service et de l'institut : préparation des dossiers numériques de certification sur la base des référentiels dédiés
• proposez, soutenez et portez des projets destinés à améliorer la qualité et l'efficacité du service
• Vous participez activement à l'organisation et au suivi des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction
• Vous mettez en œuvre les règles d'archivage de l'activité
Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service, l'assistant de formations exerce ses fonctions au sein de l'IAE Bordeaux.
Il exerce sous l'autorité fonctionnelle des responsables pédagogiques. Il travaille en relation directe avec les enseignants et les étudiants. Il travaille en équipe avec ses collègues du service. Il travaille en collaboration avec les autres services, et en particulier : Scolarité générale, FTLV (Formation Tout au Long de la Vie), RI (Relations Internationales), Vie institutionnelle
Spécificités liées au poste :
• 37h30 par semaine
• télétravail possible (si contrat > 12 mois)
• Présence le samedi en heures supplémentaires (5-6 sessions proposées à compter de janvier)

Profil

Vous maîtrisez les techniques de communication, d'accueil et de gestion administrative, ainsi que les outils bureautiques et numériques nécessaires à l'activité (Suite Office, Zoom, Moodle). Vous connaissez le fonctionnement des administrations publiques et l'environnement de l'enseignement supérieur.
Organisé, rigoureux et autonome, vous savez gérer plusieurs activités simultanément, appliquer des procédures et assurer un suivi administratif fiable. Vous appréciez le travail en équipe, savez rendre compte de votre activité et faites preuve de qualités relationnelles et de pédagogie.
Polyvalent, réactif et doté d'une bonne capacité d'adaptation, vous avez une appétence pour les outils numériques et le sens du service public.
Une formation ou une expérience dans les domaines du secrétariat ou de la gestion administrative est souhaitée.
Vous vous reconnaissez ? Alors, postulez !
Plus d'informations :
CDD de 24 mois à pourvoir à compter du 1/09/2026 au 31/08/2028
Poste basé 35, avenue Abadie à Bordeaux - Tram arrêt "Jardin botanique", bus
Rémunération brute mensuelle fixe : 2 000 €
Ce que nous vous offrons
• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée)
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d'action sociale
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels
Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien.
Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !