Adjoint administratif -pôle biologie et pathologie - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Description du poste :

Missions générales

Assurer le secrétariat des cadres supérieurs de santé du pôle Biologie et Pathologie et du Pilotage de pôle

Principales activités

ž Accueil des personnes

ž Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

ž Traitement et circulation de l’information, des documents, et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

ž Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements professionnels etc.)

ž Secrétariat des cadres supérieurs de santé du pôle Biologie et Pathologie :

o Gestion des agendas (Outlook) : Organisation des réunions/Planification de rendez-vous/Report

o Logistique réunions : Réservation des salles (Outlook/logiciel Sharepoint)

o Prise de rendez-vous/Organisation de réunions avec les secrétariats des directions des soins de chaque site et les secrétariats des directions fonctionnelles

o Aide administrative aux cadres de santé du pôle à la demande (Prise de notes/Rédaction des comptes rendus des réunions de service/Gestion des demandes d’ordre de mission/Organisation des entretiens de recrutement et envoi des convocations etc.)

o Diffusion des astreintes des cadres de la filière médicotechnique

o Gestion documentaire : Elaboration/Mise en forme de documents/Mise à jour de différents supports/Création de diaporamas, tableaux, graphiques, organigrammes

o Reproduction et diffusion de documents (mensuel Info bio)

o Saisie des congés de l’équipe d’encadrement et des ingénieurs du pôle (logiciel Chronos)

ž Secrétariat du pilotage du pôle Biologie et Pathologie :

o Organisation et participation aux différentes réunions du pôle (pilotage, bureau de pôle)

o Préparation salle de réunion (matériel visio)

o Prise de notes/Rédaction des comptes rendus

o Rédaction de courriels

o Organisation de la Journée de Biologie (en collaboration avec un biologiste)

ž Suivi de projets

o Avec le CSS RH :

§ Traçabilité/Relance et suivi des formations des professionnels du pôle

§ Envoi des questionnaires de satisfaction

§ Saisie des formations internes du pôle (logiciel Gesform)

o Avec le CSS PROJET :

§ Suivi/Traçabilité des inscriptions et des habilitations des professionnels du CHU aux ateliers de compétences et formations E-learning

§ Edition/Envoi des fiches individuelles d’habilitation

§ Renseignements de données pour suivi des indicateurs/Requête dans BO (Business Object)

ž Autres activités

o Administratives :

§ Gestion des conventions du pôle (en lien avec le cadre administratif de pôle) : Suivi/Circuit de signatures/Saisie (logiciel Contrat Tech)

§ Gestion des demandes d’ordre de mission et réservation des déplacements (Globeo Travel)

§ Classement/Tri des dossiers/Documents du pôle

o Techniques :

§ En lien avec l’activité du laboratoire d’Hormonologie : Vérification des dossiers de dépistage T21

§ Archives des documents des laboratoires : Saisie des archives (logiciel Spark)/Participation au groupe de travail

Profil recherché :

· Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques

· Gestion des agendas, réunions et dossiers administratifs

· Capacités rédactionnelles et organisationnelles

· Sens de l’accueil, de la communication et du travail en équipe

· Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité

· Capacité d’adaptation et gestion des priorités

· Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée