Stage Administration & Coordination (H/F/X) - Conciergerie Luxe - Bordeaux

Description de l'entreprise

Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d’offrir une expérience véritablement sur-mesure.
Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour ✨

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Description du poste

  Stage à pourvoir du 15 avril au 15 août 2026 . 

Au sein de l’équipe de conciergerie de Bordeaux, tu joues un rôle clé dans le suivi administratif et financier des expériences réservées pour nos voyageurs.
Véritable point de coordination entre les concierges (pre-arrival et onsite) et l’équipe finance, tu contribues à garantir la bonne validation des services et la clôture rigoureuse de chaque dossier client.

Tes missions principales : 
️  Coordination & suivi financier

• Assurer le suivi des règlements clients et partenaires
• Saisir et suivre les paiements dans nos outils internes
• Élaborer les factures clients pour l’équipe conciergerie
• Suivre la facturation des prestataires et effectuer les demandes de paiement auprès du service comptabilité
• Clôturer comptablement chaque dossier client

  Relation interne & prestataires

• Interagir quotidiennement avec les équipes conciergerie (pre-arrival et onsite) et finance
• Gérer la relation administrative avec nos prestataires (facturation, suivi, relances si nécessaire)

  Pilotage & reporting

• Participer au reporting hebdomadaire et mensuel
• Contribuer à l’amélioration continue des process administratifs

⚠️ Horaires et spécificités
En haute saison, tu pourras également soutenir ponctuellement l’équipe sur certaines missions opérationnelles (réservations de restaurants, mise à jour des plannings clients…).
Participation à la dynamique de la haute saison, avec travail ponctuel le samedi (jours de repos compensatoires prévus).

Qualifications

Étudiant(e) en Bac+2 minimum, en tourisme, gestion hôtelière, commerce ou domaine similaire

• Grande rigueur, organisation et sens du détail indispensables

• Intérêt marqué pour le secteur du luxe, du voyage et de l’hospitalité

• Bonnes capacités de communication écrite et orale en français et en anglais

• Autonomie, proactivité et capacité à travailler en équipe

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

• Esprit positif, flexible et envie d’apprendre dans un environnement dynamique

Informations supplémentaires

Perks:

️ Des tickets restaurants à hauteur de 10€

 Remboursement à hauteur de 50% du pass transport

 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)

 Un ordinateur portable

 Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

Processus de recrutement :

• Call HR avec Luce

• Interview Manager avec Anaïs

• Envoi du Business Case

• Présentation du Business Case 

• Call avec Clémentine (Directrice Régional)