Assistante / Assistant de gestion administrative H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La mairie de quartier de Caudéran recherche un.e assistant.e de gestion administratif.ve H/F

Sous l'autorité hiérarchique du.de la secrétaire général-e de mairie de quartier, l’assistant(e) administratif(tive) a pour charge principale d'assurer le secrétariat et l'appui administratif de la mairie de quartier.

Missions / conditions d'exercice

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes :

- Réceptionner, enregistrer, répartir et suivre les courriers et les demandes de travaux et de déménagement
- Assurer l'appui administratif
- Réguler le délai de réponse raisonnable, en lien avec le.la chargé(e) de travaux
- Elaborer des tableaux de bord et de reporting (recueil des données, compilation et édition)
- Rédiger les comptes rendus des réunions d'équipe et des autres instances qui se déroulent à la mairie de quartier et/ ou à l'extérieur (ex : Comités Techniques et thématiques, réunions d'information...)
- Suivre la planification des réunions et la gestion des locaux
- Gérer la planification et le tableau des congés et permanences
- Suivre les commandes de fournitures de bureaux.
- Traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement de l'équipe
- Trier, classer et archiver les documents
- Elaborer, saisir et mettre en forme le courrier administratif du secrétaire général de quartier et du responsable technique

Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques :

- Participer à des groupes de travail thématiques / communauté métier
- Rédiger des certificats de numérotage
- Participer à l'accueil téléphonique et physique relatif aux missions de l'ADG (polyvalence en cas de remplacement temporaire et/ou congés de l'agent-e d'accueil)
-Peut se voir confier des tâches administratives spécifiques selon nécessité (ex : assurer le recueil d’informations, le suivi d’actualités du territoire)
- Peut être sollicité-e pour accompagner le/la secrétaire Général-e à des instances partenariales hors mairie de quartier

Profils recherchés

Vous disposez de connaissances du fonctionnement et de l’organisation des collectivités territoriales. Vous maîtrisez les outils bureautiques (World, Excel, Outlook, Teams, CANVA…). Vous serez amené à utiliser des outils professionnels tels Litteralis, A2R2, CartoWeb. Vous avez des connaissances des procédures d’accueil du public (en suppléance du ou de la Chargé(e) d' accueil).

Vous savez gérer les demandes administratives courantes et les priorités et les situations d'affluence. Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles. Vous avez des aptitudes à travailler en équipe et en transversalité. Vous savez accueillir et renseigner avec bienveillance et efficacité (en suppléance du ou de la Chargé(e) d'accueil).

Vous avez le sens de l’écoute et du service public. Vous faites preuve de rigueur, ponctualité et polyvalence. Vous avez l'esprit d’équipe et d'adaptabilité. Vous avez des qualités relationnelles avérées. Vous faites preuve de discrétion et respect de la confidentialité.