Secrétaire du directeur H/F

Description des missions

Activités principales du poste :

• Assurer le secrétariat des cadres de l'échelon central (périmètre défini par note d'organisation),
• Gestion des décisions de réception (DR) et des PV de constatations d’acompte (PVCA),
• Mise en ligne des publications sur le portail PFI,
• Gestion du courrier postal et électronique en lien avec l'Atlas local, gestion de la boîte fonctionnelle
• MàJ périodique des organigrammes du Service,
• Gestion des Ordres de Missions (OM) et des Etats de Frais (EF) de la Direction (application Chorus DT),
• Préparation et gestion des nouveaux arrivants (circuit arrivée/départ/demandes GSI/création de la fiche Annudef),
• Réservation des véhicules via ARTEMIS
• Contribution à l’organisation d’évènements (CODIR élargi, webinaires, séminaires, journées nouveaux arrivants),
• Gestion informatique et téléphonie via GSI et EUREKA
• Relations avec le comité social local.

1. Assurer une continuité de service en matière de secrétariat de direction (tâches prioritaires ou urgentes) en cas d’absence d’un assistant de l’échelon central pour les cadres habituellement soutenus par celui-ci.

2. En cas d’absence ou forte charge de l’assistance de l’échelon central ayant une fonction de chargée d’administration de proximité (activités de secrétariat RH), contribuer au traitement de dossiers RH non complexes (télétravail, congés, réserve) ou urgents (accident, fin d'essai) en lien avec le Bureau RH et le sous-directeur AG.

Profil recherché

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».• Pour plus d’informations sur nos métiers : • Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : Le SPQI est en charge de l’activité d’assurance qualité des fournitures (AQF) au profit des opérations d’armement et des opérations de soutien et a pris en charge des activités d’évaluation de la performance industrielleLe titulaire du poste intervient au profit du directeur du Service de la Performance et de la Qualité Industrielles ainsi que des 4 autres sous-directeurs (Production, Opérations, Outils Méthodes et Métier, et Administration et Gestion) ce qui nécessite une bonne compréhension des missions, de l'organisation et du fonctionnement du SPQI et une connaissance des acteurs externes au SPQI en relation avec lui (différents services de soutien externes, principaux clients du SPQI (unités de management de la DGA, Services en charge du soutien des systèmes d’armes, Direction de l’Industrie de Défense). Le titulaire du poste contribue en outre, au soutien général de l’échelon central, (une vingtaine d’agents). Le poste nécessite donc un spectre de compétences très large (secrétariat, soutien général, déplacements temporaires), une grande capacité de travail ainsi que disponibilité, réactivité, polyvalence, rigueur, discrétion et esprit d'initiative.