Secretaire medical consultation de medecine pediatrique onco-hematologie/ 80% / cdd - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge  plus d’un million de patients , formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos  deux instituts hospitalo-universitaires  et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

 

Description du poste :

1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• 80% de temps de travail 
• Consultations de Médecine filière onco-hématologie – RDC Hôpital des Enfants 
• Travail en étroite collaboration avec les équipes médicales et paramédicales (des consultations, du 6eD, de l’HDJ), administratives (autres secrétaires du secteur, cellule allopédia, admissions).

1. MISSIONS

- Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers (filière onco-hématologie pédiatrique).

- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.

-Planifier le parcours patient (consultations, hospitalisations, HDJ)

1. ACTIVITES

> Accueil  :

• Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients).
• Mise en place du parcours patient avec  prise de rendez-vous à la sortie de la consultation pour la spécialité onco-hématologie

> Programmations :

• Gestion et plannification de la filière onco-hématologie
• Gestion des mails
• Coordination des prises en charge de la filière avec les différents intervenants (centres de références maladies rares)
• Programmation des consultations de suivi
• Gestion des téléconsultations
• Gestion des consultations pluridisciplinaires
• Réservations d'hébergements hospitaliers

> Gestion et suivi des éléments du dossier patient :

• Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance.
• Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation, documentaire (ex : importation des imageries).
• Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales).
• Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.
• Gestion des courriers de consultations (+ envoi ordonnances, PAI, certificat)
• Gestion des mails : prise de rendez-vous, envoi ordonnances et autres (PAI, certificats médicaux, bon de transport etc..), gestion des indisponibilités des médecins, demande d'interprétariat.

En cas d’absence, la collègue doit assurer sur les autres filières de médecine :

• l’accueil téléphonique,
• la prise des rendez-vous,
• les demandes urgentes inhérentes aux courriers médicaux.

> Activtités spécifiques : 

• Gestion des protocoles de soins et transmission aux caisses d'assurance maladie
• Participation au staff mensuel d'HDJ de drépanocytose + réunion trimestrielle d'équipe administrative
• Organisation des bilans annuels des prises en charge de drépanocytose en binôme avec la secrétaire d'HDJ
• Mise à jour du tableau de suivi des examens fonctionnels (type echo coeur)

Profil recherché :

TECHNIQUES :

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Dxcare, Dx Planning, Opéra, Spark, Télésanté…)

Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la demande médicale.

ORGANISATIONNELLES :

Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail

Faire preuve de rigueur dans l’utilisation des outils de communication

Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation

Savoir mettre en place un plan d’action pour définir les priorités

Faire preuve de rapidité dans la prise de décision

Avoir le sens de l’initiative dans son champ de compétence

Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation

Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail

Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.

RELATIONNELLES :

Aptitudes à communiquer par téléphone, accueillir et orienter

Savoir partager et faire circuler l’information avec l’ensemble des interlocuteurs

Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie

Adapter sa posture et sa pratique professionnelle aux situations rencontrées

Apaiser les situations agressives et/ou conflictuelles

Collaborer avec les différents partenaires internes et externes

Etre capable de s’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe.

Travailler en collaboration et en harmonie avec l’ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l’ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.