Assistant(e) Administrative du diplôme détudes spécialisés (DES) 50% - H/F

du poste :

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant(e) Administrative (h/f) au sein du CGM relevant au Pôle UNIVA, à mi-temps.
1 - Mission globale :
L'assistant(e) des médecins co-coordonnateurs du Diplôme d'Études Spécialisées (DES) assure l'organisation, la gestion administrative et la coordination pédagogique du cursus des internes. Il garantit le bon fonctionnement du dispositif de formation en lien étroit avec l'université, les services hospitaliers, les intervenants et les étudiants. Sa mission consiste à soutenir les médecins coordonnateurs dans toutes les dimensions logistiques, administratives et relationnelles nécessaires au pilotage du DES.
2 - Activités :
Coordination administrative et gestion des stages
Suivi et mise à jour des programmes de formation
Organisation des plannings, agendas et affectations
Interface avec l'université et les services hospitaliers.
Gestion des mails et des échanges avec les intervenants et les internes
Gestion cours de DES 1ère, 2ème et 3ème années
Suivi des agréments de stage et des renouvellements
Gestion des dossiers des étudiants étrangers
Traitement des demandes inter-CHU entrants et sortants, notamment avec la Nouvelle-Calédonie et la Polynésie
Traitement des demandes de disponibilité
Organisation logistique et support aux instances
Préparation et organisation des réunions pédagogiques ou administratives
Rédaction des comptes rendus
Diffusion des documents et comptes rendus aux participants
Suivi des parcours étudiants
Gestion des inscriptions universitaires
Suivi administratif des internes tout au long de leur cursus et notamment du respect de la maquette de formation du DES

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
Niveau bac ou bac professionnel dans le domaine du secrétariat
Une expérience en secrétariat ou gestion administrative est appréciée.
Savoir-faire
Maîtrise des logiciels bureautiques : EXCEL, WORD, POWERPOINT
Gestion des dossiers administratifs de manière fiable et structurée
Rédaction des documents professionnels (mail, compte rendus)
Suivie de l'avancement des dossiers
Connaissances
Fonctionnement des études médicales et du DES
Organisation hospitalière et universitaire
Procédures administratives liées aux internes (mobilités, inscription, agrément)
Savoir être,
Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.
Discrétion, respect de la confidentialité.
Diplomatie, sens du relationnel, écoute.
Réactivité, adaptabilité, gestion des priorités.
Autonomie tout en travaillant en collaboration étroite avec les co-coordonnateurs.
Spécificités du poste :
· Poste à mi-temps
· Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.