Secretaire medical - coordinateur des greffes cdd renouvelable vers cdi - h/f

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels , dont 1 600 médecins , couvrant  plus de 200 métiers . 

Implanté sur  quatre sites —  Pellegrin  et  Saint-André  à Bordeaux,  Haut-Lévêque  et  Xavier-Arnozan  à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de  pôles d’excellence  reconnus nationalement.

Le secteur d’Immunogénétique (HLA) appartient au laboratoire d’Immunologie et Immunogénétique du CHU de Bordeaux. Il est en charge :

o de l’histocompatibilité en transplantation d’organes (rein, cœur, foie, poumons) ce qui représente une gestion d’environ 1200 patients sur liste d’attente et 330 transplantations d’organes annuelle

o de l’histocompatibilité en greffe de cellules souches hématopoïétiques (CSH) soit environ une centaine de greffes apparentées et non apparentées pour l’activité du centre receveur annuellement et plus de 1200 donneurs volontaires sains inscrits pour l’activité du centre donneur

o de l’immunologie plaquettaire, des inefficacités transfusionnelles plaquettaires, du chimérisme, et du typage HLA comme facteur de susceptibilité à une maladie ou à une hypersensibilité à un médicament.

Autour de ces greffes, s’organisent 3 centres :
- Centre HLA Receveurs (greffe de CSH) ;
- Centre HLA Donneurs (greffe de CSH) ;
- Centre HLA Organes (greffe d’organes).s grand chantier de France.

Description du poste :

Activités principales :

Missions Centre Receveurs :

  Coordonner l’activité de recherche de donneur apparenté, non apparenté ou d’unité sang placentaire (USP) pour les patients en attente de greffe de CSH en ex-Aquitaine.

- Gestion et suivi des dossiers d’allogreffes avec des donneurs apparentés ou non apparentés ou des USP.

- Inscription du patient sur le Registre National Français (FGM), recherche de donneurs non apparentés ou d’USP compatibles et recrutement des meilleurs donneurs/USP

- Interaction avec l’Agence de la Biomédecine- Réception des échantillons sanguins nationaux et internationaux transmis par voie postale et dispatching

- Préparation, participation et restitution des réunions clinico-biologiques (Comités de greffes) :

· Préparation du comité de greffe en amont en lien avec les biologistes (sondage, mise à jour et préparation de la fiche récapitulative patient)

· Participation en présentiel et/ou distanciel aux Comités de Greffes hebdomadaire (jeudis) avec le biologiste, les médecins greffeurs, et la coordination d’hématologie clinique

· Saisie du compte rendu.

  Missions Centre Donneurs :

  Coordonner l’activité du centre des donneurs volontaires de moelle osseuse (DVMO) depuis leur pré-inscription sur le registre jusqu’à leur recrutement en vue d’un don.

- Accueil et renseignement des usagers sur le don de moelle osseuse.

- Inscription des nouveaux donneurs sur le registre national.

- Réception des échantillons sanguins nationaux transmis par voie postale

- Organisation des activations et des recrutements des donneurs de moelle osseuse d’ex-Aquitaine

- Préparation et envoi des dossiers d’inscriptions

- Participation au suivi post-don

- Organisation et participation aux journées de promotion du don de moelle osseuse

- Interaction avec l’Agence de la Biomédecine

Missions Centre Organes : 

-Coordonner l’activité de transplantations d’organes, essentiellement en transplantation rénale.

- Gestion administrative des dossiers des patients,

- Suivi du circuit des patients en attente de transplantation d’organes (rein, cœur, poumon, foie)

- Gestion des inscriptions et réinscriptions sur liste d’attente de transplantation d’organe

- Mise à jour des données individuelles d’immunisation (typage et anticorps anti-HLA) des patients en attente de greffe sur le logiciel CRISTAL de l’Agence de la Biomédecine

- Numérisation et archivage des examens et des dossiers des transplantés

- Organiser les transferts de liste entre centres greffeurs

- Elaborer annuellement les plannings de prélèvements des patients dialysés en ex-Aquitaine

- Saisie des résultats de crossmatchs (compatibilité avant greffe Donneur/Receveur) sur CRISTAL

- Préparation, participation et saisie du compte rendu des RCP Néphrologie adultes (le mardi une semaine sur deux)

- Collaborer avec tous les acteurs de la transplantation d’organes

- Interagir avec l’Agence de la Biomédecine

 

Profil recherché :

Type de contrat :

CDD de 3 mois renouvelable avec possibilité d'évolution vers un CDI.

Le trinôme d’AMA est polyvalent et polycompétent sur l’ensemble des activités des 3 centres.

Ce poste implique une coordination précise et une gestion administrative rigoureuse dans le domaine complexe de la transplantation et des greffes, en veillant à la qualité des soins et au respect des normes et des réglementations en vigueur.

Missions communes :

- Gestion des non-conformités de consentement

- Gestion des non-conformités pré analytiques

- Gestion des mails

- Accueil téléphonique

- Numérisation, archivage

- Rédaction des comptes rendus de réunions de service

Missions particulières :

Participation à la démarche qualité :

- Appliquer les protocoles et les procédures en vigueur pour garantir la qualité des soins.

- Participer aux audits internes et externes et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

- Contribuer à l'amélioration continue des pratiques professionnelles et des processus de travail.

- Participer à l’élaboration de dossiers pour le maintien des accréditations du laboratoire.

Compétences transversales :

- Capacité à travailler sous pression et à gérer les situations d'urgence.

- Capacité à prendre des initiatives et à prendre des décisions autonomes lorsque nécessaire.

- Respect des règles de confidentialité et protection des données personnelles.

- Adaptabilité aux changements organisationnels et aux évolutions technologiques

Formation et développement professionnel :

- Participation aux formations internes et externes pour actualiser ses connaissances et développer ses compétences.

- Encadrement et formation des nouveaux arrivants pour assurer une intégration réussie dans l'équipe.

• Connaître l'environnement médical : Expert
• Identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le secret professionnel : Expert
• Rédiger et mettre en forme courriers, dossiers, documents divers : Expert
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers : Maitrisé
• Traiter et résoudre des non-conformités : Expert
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes face à face ou par téléphone : Expert
• Définir / Adapter un plan de classement et d'archivage : Maitrisé
• Travailler en équipe : Expert