Secrétaire de Direction - Siège social (H/F)
Véritable pivot du Siège, vous serez au carrefour de tous les échanges : accueil, logistique, courrier, réunions, relations avec les prestataires… Un poste polyvalent, au contact de tous les services, pour une personne qui aime que chaque journée soit différente. Vos missions Un rôle d'interface et d'accueil
- Accueillir avec le sourire visiteurs, partenaires et prestataires ;
- Gérer le standard téléphonique : orienter les appels et transmettre les informations avec fiabilité.
- Piloter les moyens généraux du Siège (fournitures, prestataires, maintenance, suivi des besoins logistiques) ;
- Assurer la gestion, l'envoi et le suivi du courrier entrant et sortant, ainsi que les relations avec La Poste.
- Préparer et coordonner les réunions : réservation des salles, mise en place logistique, matériel, accueil des participants ;
- Assurer le suivi des relations avec le syndicat de copropriété (échanges, transmission d'informations, suivi des demandes).
- Apporter un soutien administratif et organisationnel aux services supports dans leurs activités quotidiennes ;
- Faciliter la circulation de l'information entre les services supports et la Direction ;
- Participer, selon les besoins, à la rédaction, la mise en forme et l'archivage de documents administratifs ;
- Contribuer activement à la Démarche Continue d'Amélioration de la Qualité.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint…) ;
- Capacités rédactionnelles solides et orthographe irréprochable ;
- Sens de l'organisation, de la planification et des priorités ;
- Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs demandes, dans un environnement multi-interlocuteurs.
- Rigueur, fiabilité et sens aigu de l'organisation ;
- Polyvalence, réactivité, autonomie ;
- Sens du service, de l'accueil et de la communication ;
- Discrétion et respect de la confidentialité.
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