Assistant / Assistante de direction générale

Le poste

Rattaché(e) au Directeur Général, vous contribuerez au bon fonctionnement de la Fondation, à la coordination des instances de direction et au suivi des projets stratégiques.

Vous assurez un rôle d'interface entre la Direction Générale, les administrateurs, les directions fonctionnelles et territoriales ainsi que les partenaires institutionnels, afin de renforcer l'efficacité collective de l'organisation en assurant la transformation des orientations stratégiques en actions concrètes et suivies dans la durée.

Les missions

Organisation et coordination de la Gouvernance et assistance au Directeur Général

· Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau, de l'Assemblée Générale et des différentes commissions ou groupes de travail

· Préparer et participer aux réunions du COMEX, du CODIR et aux séminaires de direction

· Élaborer les calendriers annuels des instances et gérer l’agenda du Directeur Général

· Organiser les rendez-vous, déplacements et représentations institutionnelles

· Préparer les convocations, les dossiers / supports de réunion et assurer la diffusion des documents préparatoires

· Produire des tableaux de bord de pilotage à destination du Directeur Général

· Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et relevés de décisions

· Assurer le suivi des décisions prises et des plans d'actions associés en respectant les échéances stratégiques de la Direction Générale (relances et consolidation les états d'avancement)

· Assurer le suivi des sollicitations internes et externes

· Être l'interlocuteur administratif privilégié des administrateurs et des membres des instances

Pilotage et coordination des projets stratégiques

· Assurer le suivi du plan stratégique et des dossiers opérationnels de la Fondation

· Contribuer à la coordination des projets transversaux portés par la Direction Générale et faciliter la communication entre services

· Identifier les risques, points de vigilance ou retards et proposer des actions correctives

Gestion documentaire et qualité administrative

· Garantir l'organisation et la fiabilité des espaces documentaires de la Direction Générale

· Assurer l'archivage physique et numérique des documents stratégiques

· Veiller à la traçabilité des décisions et des documents de gouvernance

· Mettre à jour les référentiels documentaires liés aux instances et aux projets stratégiques

· Participer à l'amélioration continue des processus administratifs de la Direction Générale