SECRETAIRE MEDICALE D'ANAPATHOLOGIE - H/F

du poste :

Contenu du poste
Missions générales
Assurer le secrétariat du service (polyvalence, adaptabilité et gestion des urgences, maitriser la terminologie médicale)
Utilisation de logiciel propre au service (DIAMIC / GLIMS)
Communiquer et transmettre les informations intra-secrétariat, avec le personnel technique, cadre de service et médecins du service
Principales activités
Edition, envoi du courrier et renvoi du matériel
Gestion des appels téléphoniques
Frappes de compte-rendu et courriers
Envoi de matériel (blocs/lames/congélation/protocoles) pour analyses intra CHU ou institutions extérieures (traçabilité CEEB en sus et/ou via tumorothèque
Gestion de matériel (blocs/lames) et retours d'analyses externalisées
Ventilation du courrier
Archivage, numérisation des dossiers anciens, mise en cartons d'archives et envoi au BCA (via SPARK)
Numérisation de documents
Enregistrements des demandes d"avis (IMS, création dossier + matériel), d'autopsies, de dossiers pour contrôle qualité
Prise de rdv pour les biopsies musculaires (BM), envoi des convocations aux patients en externes, enregistrement dans OPERA des biopsies musculaires pour la chirurgie ambulatoire, édition des plannings opératoires (pour chaque spécialité médicale) de la semaine à venir sur Opéra et préparation des dossiers pour le bloc chir ambu du Pr Négrier-Leibrich (tous les 15 jours)
Gestion des courriels, fax, création de mémos dans DIAMIC lors des appels
Vérification de la validation des comptes rendus pour les RCP (ORL et Maxillo)
Commande de carboglace (via le CEEN) pour envoi des prélèvements congelés selon les protocoles en place
Réenregistrement des dossiers anciens et demandes de techniques (Diamic)
Envoi/traçabilité matériel/courrier vers Institut Bergonié (sanitaire, via CEEB) + protocoles
Prise en charge du travail de la foetopathologie (si absence ou congés)
Création et mise à jour des procédures
Formation des nouvelles AMA (foetopathologie/anapathologie)
Envoi de matériel (pots pour analyses de biopsies rénales) dans les cliniques privés
Gestion des stocks et commandes (Lyreco papeterie, magasin général, reprographie), réservation de la salle de réunion
Facturation trimestrielle : envoi de tableaux Excel vers la cellule facturation
Demande de paramétrage (via la CBI), créer des demandes d'intervention techniques ou du biomédical (DI via intranet)
Mise à jour des dossiers non clôturés et vérification de prestations effectuées pour la facturation (DG)
Demandes médicales internes et spécifiques (requête via Diamic, gestion des erreurs d'enregistrement, préparation EPU, création avec le référent médical de nouvelles demandes d'envoi dans le référentiel des envois extérieurs)
Envoi du planning du service à la coordinatrice, participation aux réunions de service, participation aux groupes de travail : informatique, développement durable, facturation
Mise à jour du planning des astreintes médicales
Destruction de documents (non utilisés, brouillons, obsolètes)

Profil recherché :

Pour ce poste, nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) dynamique, en capacité de prioriser l'urgence, le relationnel et les impératifs. La connaissance du laboratoire serait un plus pour s'intégrer au sein d'une équipe de 3 professionnelles.