Secretaire medical(e) - centre de vaccination sante voyages - h/f

Description entreprise :

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.

 

Description du poste :

Le centre de vaccination Santé Voyages est le principal centre de consultations de conseils au voyageur et de vaccinations internationales en Aquitaine. Santé Voyages assure des consultations médicales de préparation au voyage international (tous continents) comprenant notamment un conseil et des prescriptions de prévention et les vaccinations internationales requises suivant les antécédents du voyageur, la zone, la saison et le type du voyage.

 

Organisation du secrétariat :
L’équipe se compose de quatre secrétaires médicales, assurant un roulement hebdomadaire sur trois fonctions principales :

• Deux postes d’accueil (prise en charge quotidienne de 60 à 80 usagers)

• Un poste de programmation des rendez-vous

• Un poste de facturation

Les horaires du secrétariat s’étendent de 8h30 à 17h30, selon un roulement :
8h30–16h00 / 9h00–16h30 / 9h30–17h00 / 10h00–17h30

Missions du poste

1. Poste Accueil :

• Ouverture du service et des bureaux de consultation

• Accueil physique et téléphonique des voyageurs

• Création du dossier patient dans le DPI avec contrôle d’identitovigilance

• Numérisation des pièces d’identité et édition du carnet international de vaccination

• Gestion des rendez-vous du jour et du courrier entrant

• Réalisation de duplicatas de carnets de vaccination sur demande

• Commande des ordonnances à la reprographie

2. Poste Programmation des rendez-vous :

• Traitement des mails des deux boîtes mails de Santé Voyages

• Gestion et planification des rendez-vous dans Dx Planning

• Mise à jour du planning des disponibilités et absences des médecins

• Traçabilité des vaccins dans Dx Care

3. Poste Facturation :

• Dépôt quotidien des chèques à la Régie

• Facturation des actes et vaccins administrés

• Remise du carnet de vaccination et des ordonnances prescrites

• Création des rétrocessions pour les vaccins remboursables dans le logiciel de pharmacie

• Saisie de la traçabilité des vaccins dans Dx Care

 

Profil recherché :

Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Dxcare, IMS, Dx Planning)

Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation

Savoir partager et faire circuler l’information avec l’ensemble des interlocuteurs

Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail

Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.