Gestionnaire en coordination pédagogique/ Section scolarité

À propos de nous Créée en 1958, l'Ecole nationale de la magistrature est l'école unique de formation des magistrats de l'ordre judiciaire français. Elle joue un rôle de trait d'union entre savoir-faire et savoir-être, entre les magistrats et les acteurs de la justice et du droit, entre la pratique de la justice et la compréhension de société. Mission Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des salles et de l'élaboration des plannings des apprenants:

• Elaboration et gestion des plannings de l'ensemble des apprenants : auditeurs/publics en reconversion professionnelle/attachés luxembourgeois ;
• Gestion centralisée des salles de l'ENM pour les deux sites l'Ecole ;
• Alimentation et mise à jour quotidienne du tableau de suivi des salles.
• Vérification de la concordance des plannings
• Affichage des emplois du temps et gestion des casiers des auditeurs et des enseignants ;
• Saisie des occupations de salle dans le logiciel Open Portal

• Pour les publics qui ne disposent pas de cahier de texte numérique: saisie de l'ensemble des données
• Pour toutes les autres réservations de salles hors publics d'apprenants : saisie de l'ensemble des données.

-Liens avec les services techniques et informatiques de l'Ecole ainsi qu'avec les partenaires extérieurs de l'Ecole : ✓ Contribuer à alimenter les tableaux de synthèse sur l'occupation des salles extérieures en cas de présence de double publics à l'attention des services supports (service informatique et audio-visuel) pour leur permettre d'anticiper l'installation du matériel - Coordination et suivi de la logistique des salles avec le service technique et logistique

• Veille sur une mise à jour quotidienne des plannings : affichage dans les vitrines de l'ensemble des modifications des séquences et des salles et information par mail des publics d'apprenants
• Participation à la gestion de la réservation des salles externalisées de l'Ecole ;

- Participation aux activités logistiques et matérielles :

• Etiquetage des casiers des publics apprenants, des formateurs et des personnels
• Réalisation de cavaliers (intervenants dans l'amphi)...

2. Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des vacations: • Mission de gestion financière

• Préparation et suivi des états indemnités des intervenants;
• Mise à jour des données des intervenants dans le logiciel Open Portal, numérisation des pièces comptables.
• Participation au suivi d'un tableau de bord relatif au traitement des indemnités des intervenants extérieurs
• -Participation à l'ensemble des activités du service : accueil des promotions, organisation des activités pédagogiques ; prestations de serment...

Profil Connaissances : Réelle appétence pour les outils informatiques

• Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs ;
• Environnement professionnel du domaine d'activité ;

Savoir-faire :

• Analyser une information, un document, une réglementation ;
• Anticiper ;
• Maîtriser les délais ;

Savoir-être :

• Autonomie, tout en sachant rendre compte
• Excellent sens des relations humaines ;
• Avoir un véritable esprit d'équipe ;
• Grande réactivité.