Chargé d'accueil - F/H

Galileo Global Education est le leader mondial de l'enseignement supérieur privé avec un réseau de 108 campus répartis sur 18 pays. Notre vision est de faire bouger les lignes du monde de l'éducation par l'innovation.

Nous formons 210 000 étudiants et apprenants, notamment dans les domaines des arts appliqués, du numérique, du management et de la santé.

Nous sommes heureux de contribuer à la réussite de nos apprenants pour qu'ils expriment leur potentiel et développent leur employabilité. Grâce à notre forte croissance, vous pourrez également exprimer votre ambition et déployer vos opportunités d'évolution.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs de transparence, exigence et bienveillance, alors rejoignez-nous !

Notre recherchons un chargé d'accueil F/H, vos missions sont :

1/ Accueil physique et téléphonique de l'établissement

- Gestion des appels entrants

- Accueil physique et orientation des visiteurs, des étudiants, des intervenants

- Réception et diffusion de messages

2/ Suivi et gestion des absences des étudiants

- Saisie /actualisation des absences, envoi des avertissements

- Collecte, relance, saisie et classement des justificatifs

- Gestion des demandes spécifiques d'absence étudiants/entreprises (validation direction ou responsable pédagogique)

- Emission/ diffusion des récapitulatifs- Emission/diffusions des courriers d'information (parents/entreprise)

3/ Support au service scolarité

- Constitution des dossiers de rentrée

- Préparation des partiels (enveloppes, sujets dupliqués, liste d'appel…)

- Envoi des courriers (bulletins, attestation de réussite, convocation conseil de discipline…) et leur affranchissement

- Aide à la préparation des documents pour les bilans pédagogiques/conseil de classe

- Envoi des diplômes et se charger des anciens qui viennent récupérer le leur en archives

- Aide à la préparation de la planification

- Aide aux enquêtes règlementaires

4/ Relations Etudiants

- Edition des Cartes d'Etudiant et d'Enseignants / Formateurs,

- Suivi des trombinoscopes

- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles

5/ Suivi et gestion du matériel

- Matériel de reprographie (gestion des cartes de photocopies, alimentation papier)

- Mise à disposition cahier de commande de fournitures / cahier de maintenance des locaux

- Gestion des commandes et recherche du meilleur tarif, des fournitures et petit matériel

6/ Gestion et suivi du courrier entrant/sortant

- Enregistrement du courrier arrivé

- Affranchissement et envoi du courrier

- Gestion du courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse)

7/ Soutien des équipes administratives et missions en relais

- Ouverture/fermeture des locaux

- Contributions à toutes tâches administratives

Profil recherché :

Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique.

Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Compétences :

- Avoir travaillé avec un outil de planification (Hyperplanning est un plus)

- Excellente expression orale et rédactionnelle

Qualités :

- Réactivité- Aisance relationnelle

- Bienveillance- Flexibilité