ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DES FINANCES - H/F
Mission générale du poste :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des finances, du contrôle de gestion, des travaux et du patrimoine. Suivre et gérer les dossiers administratifs selon l'organisation de la direction. Assiste les responsables fonctionnels dans la gestion administrative liée à leurs missions et projets.
Activités principales :
1/ Secrétariat
Gestion, traitement et suivi des courriers (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
Accueil physique et téléphonique
Gestion d'agenda, prise de rendez-vous et gestion administrative des déplacements professionnels
Planification et suivi de réunion, réservation de salles
Constitution et mise à jour de dossiers (papier et informatique).
Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions
Suivi des fournitures de bureaux
2/ Gestion administrative
Suivi des dossiers sinistres (dommages aux biens, dommage ouvrage) : déclaration, demande de titres de recettes pour les remboursements obtenus
Suivi administratif des dossiers en lien avec les travaux
Suivi administratif des dossiers Patrimoine (achat, vente)
Traitement des demandes de remises gracieuses (construction du dossier pour étude par la Direction et rédaction de courrier/décision pour suite à donner)
3/ Régie d'avance fonds de solidarité
Traiter et délivrer des avances pour les dépenses urgentes relevant du fonds de solidarité
Assurer le suivi comptable de la régie : disponibilité des fonds, mise à jour du registre des paiements effectués (synthèse mensuelle)Profil recherché : Diplôme : qualification dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat
Savoir faire :
Accueillir, accompagner et orienter des personnes
Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Rédiger un compte-rendu, une note, un courrier de façon autonome
Elaborer, adapter, optimiser un agenda
Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine
S'exprimer auprès d'une ou plusieurs personnes.
Savoir être :
Être rigoureux et méthodique
Être disponible et à l'écoute
Être capable de prendre des initiatives
Respecter la confidentialité, la discrétion et le secret professionnel
Avoir le sens du travail en équipe et avoir la capacité à travailler dans la transdisciplinarité
Communication / relations interpersonnelles
Connaissances :
Connaissance des techniques de secrétariat
Gestion administrative
Maitrise des logiciels de bureautique
Techniques de classement et archivage
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
Spécificité du poste :
Journées de 7h45 (horaires types 8h45-16h30, adaptables)
Temps de travail 100 %
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